Elektronický podpis smluv o výpůjčce a předávacích protokolů

Smlouva o výpůjčce obvykle cestuje jako PDF: vytisknout, podepsat, naskenovat, poslat e-mailem, znovu podepsat, a pak nikdo přesně neví, kterou verzi půjčitel podepsal. V Collectionframe pošlete dokument k podpisu tam, kde vznikl. Text se zmrazí, všichni podepisují stejnou verzi, v aplikaci nebo z e-mailu, a muzeum má záznam o každém kroku.

Odeslání přímo z dokumentu

V dokumentu zvolte Požádat o podpisy. Přidejte kolegy z muzea a lidi zvenku se jménem a e-mailovou adresou; každý dostane vlastní pozvánku. Než se cokoli odešle, Collectionframe vypíše pole, která jsou ještě prázdná a vytiskla by se jako pomlčka, a upozorní, když je v textu seznam předmětů, ale žádný předmět není propojený. Dokument potřebuje před odesláním název a trochu textu.

Všichni podepisují stejný text

Při odeslání se hodnoty polí a seznamy předmětů zapíšou do textu a dokument se uzamkne: text, pole, vlastnosti ani soubory už se nemohou změnit. Pozdější změny v evidenci se ho nedotknou, takže přejmenovaný předmět nebo opravená datace nezmění to, co bylo podepsáno. Předměty lze dál propojovat a odpojovat, jako odkazy pro nalezení dokumentu; seznam v podepsaném textu zůstane, jaký byl.

Collectionframe uloží otisk SHA-256 této verze, od názvu a textu s obrázky po pole, předměty a štítky, a zobrazí ho u dokumentu. Před každým podpisem se otisk znovu ověří: kdyby se cokoli změnilo, podepisování by se zastavilo.

Podpis bez účtu

Půjčitel nebo evidenční pracovník muzea, které si předměty vypůjčuje, dostane e-mail s osobním odkazem. Samotný odkaz nic neukáže: k otevření dokumentu je potřeba zadat šestimístný kód zaslaný na adresu z pozvánky, platný deset minut, a pět špatných kódů zablokuje přístup na čtvrt hodiny. Pak si člověk přečte dokument a přiložené soubory, v kterémkoli z jedenácti jazyků Collectionframe, potvrdí, že dokument zkontroloval a chce ho elektronicky podepsat, a podepíše. Později stejný odkaz s novým kódem podepsaný dokument znovu otevře.

Kolegové podepisují v aplikaci, také kódem z e-mailu a stejným potvrzením.

Až do posledního podpisu

Oddíl Podpisy v dokumentu ukazuje každého podepisujícího a to, zda už podepsal; ztracenou pozvánku pošlete znovu. Na domovské stránce shromažďuje karta K podpisu dokumenty, které čekají na váš podpis, a Čeká na ostatní ty, na které čekáte vy. Stav dokumentu se mění z „Čekající podpisy“ přes „Částečně podepsáno“ na „Podepsáno“.

Zrušit nebo zneplatnit, nikdy nemazat

Dokud nikdo nepodepsal, lze žádost zrušit, dokument opravit a poslat znovu. Jakmile existuje první podpis, dokument se už nemaže: zneplatní se s uvedením důvodu. Dané podpisy i auditní stopa zůstávají, čekající pozvánky přestanou fungovat a dokument zůstane uzamčený s viditelným důvodem. Dokument, který se podepisuje nebo je podepsaný, nelze přesunout do koše.

Auditní stopa

Každá žádost o podpis má svou auditní stopu: všechny kroky po pořadí, s tím, kdo a kdy. Zaznamenává vytvoření žádosti, odeslané, znovu odeslané nebo zrušené pozvánky, otevření pozvánek, odeslané ověřovací kódy, podpisy, dokončení žádosti, zrušení nebo zneplatnění, a také to, co se nepovedlo, třeba nedoručený e-mail nebo špatný kód. Kde je to možné, ukládá se i IP adresa a prohlížeč.

Každý podpis se ukládá s podepsanou hodnotou (HMAC-SHA-256), která spojuje podepisujícího, jeho e-mailovou adresu, otisk dokumentu a čas ověření a podpisu. Zneplatnění má vlastní, spojenou se zmrazenou verzí, dotčenými podepisujícími, časem a důvodem.

Jaký je to podpis

Je to prostý elektronický podpis potvrzený e-mailem a jednorázovým kódem, s auditní stopou. Není to kvalifikovaný ani uznávaný elektronický podpis a Collectionframe neověřuje doklady totožnosti ani to, kdo smí podepisovat za instituci: to zůstává na muzeu, stejně jako u papíru. Podle nařízení eIDAS (článek 25) nelze elektronickému podpisu upřít právní účinky ani přípustnost jako důkazu jen proto, že je elektronický nebo není kvalifikovaný; účinek vlastnoručního podpisu má ze zákona jen kvalifikovaný podpis. Pokud zákon, úřad nebo druhá strana vyžaduje určitou formu, použijte ji.

Elektronický podpis patří k tarifu Scale a každé nové muzeum ho může používat během 21denní zkušební doby.

V praxi

Smlouva o výpůjčce dvanácti obrazů pro jiné muzeum je hotová. Evidenční pracovnice ji pošle k podpisu řediteli a evidenčnímu pracovníkovi muzea, které si obrazy vypůjčuje, poté co vyplní jediné pole, které okno hlásilo jako prázdné. Ředitel podepíše v aplikaci ještě odpoledne; pracovník druhého muzea dostane e-mail, zadá kód a podepíše druhý den ráno. Muzeum vidí „Podepsáno“ u dokumentu i na domovské stránce a smlouva, její otisk a auditní stopa zůstávají pohromadě ve složce Zápůjčky a depozita i u každého z dvanácti obrazů.