Електронний підпис договорів позички та актів приймання-передачі

Договір позички зазвичай подорожує як PDF: роздрукувати, підписати, відсканувати, надіслати поштою, знову підписати, а потім ніхто достеменно не знає, яку версію підписала інша сторона. У Collectionframe ви надсилаєте документ на підпис там, де його написали. Текст заморожується, усі підписують ту саму версію, у застосунку чи з листа, а музей має запис кожного кроку.

Надсилання просто з документа

У документі оберіть «Запросити підписи». Додайте колег зі свого музею і людей ззовні з ім’ям та адресою e-mail; кожен отримає окреме запрошення. Перш ніж щось надіслати, Collectionframe перелічує поля, які ще порожні й надрукувалися б як риска, і попереджає, якщо в тексті є перелік об’єктів, але жоден предмет не пов’язано. Для надсилання документ потребує назви й хоч трохи тексту.

Усі підписують той самий текст

Під час надсилання значення полів і переліки об’єктів вписуються в текст, а документ блокується: текст, поля, властивості й файли більше не можуть змінитися. Подальші зміни в обліку його не торкаються, тож перейменований предмет чи виправлене датування не змінюють підписаного. Предмети можна й далі пов’язувати чи від’єднувати, як посилання для пошуку документа; перелік у підписаному тексті лишається таким, яким був.

Collectionframe зберігає відбиток SHA-256 цієї версії, від назви й тексту із зображеннями до полів, предметів і міток, і показує його в документі. Перед кожним підписом відбиток перевіряється знову: якби щось змінилося, підписання зупинилося б.

Підпис без облікового запису

Власник предметів або хранитель музею, що отримує їх у позичку, отримує e-mail з особистим посиланням. Саме посилання нічого не показує: щоб відкрити документ, треба ввести шестизначний код, надісланий на адресу із запрошення, чинний десять хвилин, а п’ять хибних кодів блокують доступ на чверть години. Потім людина читає документ і додані файли будь-якою з одинадцяти мов Collectionframe, підтверджує, що ознайомилася з ним і має намір підписати його електронно, і підписує. Пізніше те саме посилання з новим кодом знову відкриває підписаний документ.

Колеги підписують у застосунку, так само кодом з e-mail і тим самим підтвердженням.

До останнього підпису

Розділ «Підписи» в документі показує кожного підписанта і те, чи він уже підписав; загублене запрошення можна надіслати знову. На головній сторінці вкладка «На підпис» збирає документи, що чекають вашого підпису, а «Чекає на інших» — ті, на які чекаєте ви. Статус документа змінюється з «Очікують на підпис» на «Частково підписано» і «Підписано».

Скасувати чи анулювати, але не стерти

Поки ніхто не підписав, запит можна скасувати, виправити документ і надіслати знову. Щойно з’явився перший підпис, документ уже не видаляють: його анулюють, зазначивши причину. Надані підписи й журнал аудиту лишаються, запрошення, що очікують, перестають діяти, а документ лишається заблокованим із видимою причиною. Документ на підписанні або підписаний не можна перенести до кошика.

Журнал аудиту

Кожен запит на підпис має свій журнал аудиту: усі кроки по черзі, із зазначенням хто і коли. Він фіксує створення запиту, надіслані, повторно надіслані чи скасовані запрошення, їх відкриття, надіслані коди підтвердження, підписи, завершення запиту, скасування чи анулювання, а також те, що не вдалося, наприклад недоставлений лист або хибний код. Де можливо, записуються також IP-адреса та браузер.

Кожен підпис зберігається з підписаним значенням (HMAC-SHA-256), яке пов’язує підписанта, його адресу e-mail, відбиток документа та час підтвердження й підпису. Анулювання має власне значення, пов’язане із замороженою версією, підписантами, яких воно стосується, часом і причиною.

Який це підпис

Це простий електронний підпис, підтверджений через e-mail і одноразовий код, із журналом аудиту. Це не кваліфікований електронний підпис (КЕП) і не Дія.Підпис, а Collectionframe не перевіряє документів, що посвідчують особу, і того, хто має право підписувати від імені установи: це лишається справою музею, як і на папері. Для позичок у країни Європейського Союзу варто знати, що за регламентом eIDAS (стаття 25) електронному підпису не можна відмовити в юридичній силі чи допустимості як доказу лише тому, що він електронний або некваліфікований; силу власноручного підпису за законом має лише кваліфікований. Якщо закон, орган влади чи інша сторона вимагає КЕП або іншої форми, використовуйте її.

Електронний підпис входить до тарифу Scale, і кожен новий музей може користуватися ним протягом 21 дня пробного періоду.

На практиці

Договір позички дванадцяти картин для іншого музею готовий. Хранителька надсилає його на підпис директорові й хранителеві музею, що їх отримує, заповнивши перед тим єдине поле, яке вікно позначило як порожнє. Директор підписує в застосунку того ж дня; хранитель іншого музею отримує лист, вводить код і підписує наступного ранку. Музей бачить статус «Підписано» в документі й на головній сторінці, а договір, його відбиток і журнал аудиту лишаються разом у папці «Позики та депозити» та в кожної з дванадцяти картин.