Podpis elektroniczny umów wypożyczenia i protokołów

Umowa wypożyczenia zwykle podróżuje jako PDF: wydruk, podpis, skan, e-mail, kolejny podpis, a potem nikt nie jest pewien, którą wersję podpisał wypożyczający. W Collectionframe wysyłasz dokument do podpisu tam, gdzie go napisano. Treść zostaje zamrożona, każda osoba podpisuje tę samą wersję, w aplikacji albo z e-maila, a muzeum ma zapis każdego kroku.

Wysyłka do podpisu prosto z dokumentu

W dokumencie wybierasz Poproś o podpisy. Dodajesz współpracowników z muzeum oraz osoby z zewnątrz, podając imię i nazwisko oraz adres e-mail; każda dostaje osobne zaproszenie. Zanim cokolwiek wyjdzie, Collectionframe wymienia pola, które wciąż są puste i wydrukowałyby się jako kreska, oraz ostrzega, gdy w treści jest lista obiektów, a żaden obiekt nie jest powiązany. Do wysłania dokument potrzebuje tytułu i choć kilku zdań treści.

Wszyscy podpisują tę samą treść

W chwili wysłania wartości pól i listy obiektów zostają wpisane w treść, a dokument jest blokowany: tekstu, pól, właściwości i plików nie da się już zmienić. Późniejsze zmiany w ewidencji go nie dotykają, więc zmiana nazwy obiektu czy poprawione datowanie nie zmieniają tego, co podpisano. Obiekty można dalej wiązać i odwiązywać, jako odnośniki do znalezienia dokumentu; lista w podpisanej treści zostaje taka, jaka była.

Collectionframe zapisuje odcisk SHA-256 tej wersji, od tytułu i treści z obrazami po pola, obiekty i etykiety, i pokazuje go w dokumencie. Odcisk jest sprawdzany ponownie przed każdym podpisem: gdyby cokolwiek się zmieniło, podpisywanie zostałoby wstrzymane.

Podpis bez zakładania konta

Wypożyczający albo inwentaryzator muzeum, które bierze obiekty w wypożyczenie, dostaje e-mail z osobistym linkiem. Sam link niczego nie pokazuje: żeby otworzyć dokument, trzeba wpisać sześciocyfrowy kod wysłany na adres z zaproszenia, ważny dziesięć minut; po pięciu błędnych kodach dostęp blokuje się na kwadrans. Potem osoba czyta dokument i dołączone pliki, w dowolnym z jedenastu języków Collectionframe, potwierdza, że zapoznała się z dokumentem i chce podpisać go elektronicznie, i podpisuje. Później ten sam link z nowym kodem znów otwiera podpisany dokument.

Współpracownicy podpisują w aplikacji, również kodem wysłanym na e-mail i tym samym potwierdzeniem.

Do ostatniego podpisu

Sekcja Podpisy dokumentu pokazuje każdą osobę i to, czy już podpisała, a zaproszenie, które zaginęło, wyślesz ponownie. Na stronie głównej zakładka Do podpisu zbiera dokumenty czekające na twój podpis, a Czeka na innych te, na które czekasz ty. Status dokumentu przechodzi od „Oczekujące podpisy” przez „Częściowo podpisany” do „Podpisany”.

Anulować albo unieważnić, ale nie wymazać

Dopóki nikt nie podpisał, prośbę można anulować, poprawić dokument i wysłać go ponownie. Gdy pierwszy podpis już jest, dokumentu się nie usuwa: unieważnia się go, podając przyczynę. Złożone podpisy i ślad audytowy zostają, oczekujące zaproszenia przestają działać, a dokument pozostaje zablokowany z przyczyną widoczną w nim. Dokumentu w trakcie podpisywania ani podpisanego nie da się przenieść do kosza.

Ślad audytowy

Każda prośba o podpis ma swój ślad audytowy: wszystkie kroki po kolei, z informacją kto i kiedy. Zapisuje utworzenie prośby, wysłanie, ponowne wysłanie i anulowanie zaproszeń, ich otwarcie, wysłanie kodów weryfikacyjnych, podpisy, zakończenie prośby, anulowanie lub unieważnienie, a także to, co się nie udało, na przykład niedostarczony e-mail albo błędny kod. Tam, gdzie to możliwe, zapisywane są też adres IP i przeglądarka.

Każdy podpis jest zapisany z podpisaną wartością (HMAC-SHA-256), która wiąże osobę podpisującą, jej adres e-mail, odcisk dokumentu oraz czas weryfikacji i podpisu. Unieważnienie ma własną taką wartość, powiązaną z zamrożoną wersją, osobami, których dotyczy, czasem i przyczyną.

Jaki to podpis elektroniczny

To podpis elektroniczny potwierdzony e-mailem i jednorazowym kodem, ze śladem audytowym. Nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny ani podpis zaufany, a Collectionframe nie sprawdza dowodu osobistego ani tego, kto jest umocowany do podpisu w imieniu instytucji: to pozostaje po stronie muzeum, tak jak przy papierze. Rozporządzenie eIDAS (art. 25) stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną lub nie jest kwalifikowany; skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu ma z mocy prawa tylko podpis kwalifikowany. Gdy przepis, urząd albo druga strona wymaga szczególnej formy, użyj jej.

Podpis elektroniczny należy do planu Scale, a każde nowe muzeum korzysta z niego przez 21 dni okresu próbnego.

W praktyce

Umowa wypożyczenia dwunastu obrazów do innego muzeum jest gotowa. Inwentaryzatorka wysyła ją do podpisu dyrektorowi i rejestratorce muzeum, które bierze obrazy w wypożyczenie, a przed wysłaniem uzupełnia jedno pole, które okno wskazało jako puste. Dyrektor podpisuje w aplikacji tego samego popołudnia, rejestratorka drugiego muzeum dostaje e-mail, wpisuje kod i podpisuje następnego ranka. Muzeum widzi status „Podpisany” w dokumencie i na stronie głównej, a umowa, jej odcisk i ślad audytowy zostają razem w folderze Wypożyczenia i depozyty i przy każdym z dwunastu obrazów.