Firma electrónica de contratos de préstamo y actas de entrega

Un contrato de préstamo suele viajar como PDF: se imprime, se firma, se escanea, se envía por correo, se vuelve a firmar, y después nadie sabe con seguridad qué versión firmó el prestador. En Collectionframe envías el documento a firmar desde donde se redactó. El texto se congela, todos firman la misma versión, en la aplicación o desde un correo, y el museo guarda constancia de cada paso.

Envíalo desde el propio documento

En el documento, elige Solicitar firmas. Añade compañeros de tu museo y personas de fuera con su nombre y su dirección de correo; cada una recibe una invitación individual. Antes de enviar nada, Collectionframe enumera los campos que siguen vacíos, que se imprimirían como un guion, y avisa si el texto tiene una lista de objetos pero ningún objeto vinculado. Un documento necesita un título y algo de texto para poder enviarse.

Todos firman el mismo texto

Al enviar, los valores de los campos y las listas de objetos se escriben en el texto y el documento se bloquea: el texto, los campos, las propiedades y los archivos ya no pueden cambiar. Los cambios posteriores en el catálogo no lo tocan, así que un objeto renombrado o una fecha corregida no alteran lo firmado. Los objetos se pueden seguir vinculando o desvinculando, como referencias para encontrar el documento; la lista del texto firmado se queda como estaba.

Collectionframe guarda una huella SHA-256 de esa versión, desde el título y el texto, con sus imágenes, hasta los campos, objetos y etiquetas, y la muestra en el documento. La huella se comprueba de nuevo antes de cada firma: si algo hubiera cambiado, la firma se detendría.

Firmar sin crear una cuenta

El prestador, o la persona de registro del museo prestatario, recibe un correo con un enlace personal. El enlace por sí solo no muestra nada: para abrir el documento hay que escribir un código de seis dígitos enviado a la dirección de la invitación, válido diez minutos, y cinco códigos erróneos bloquean el acceso durante un cuarto de hora. Después, la persona lee el documento y los archivos adjuntos, en cualquiera de los once idiomas de Collectionframe, confirma que lo ha revisado y que quiere firmarlo electrónicamente, y firma. Más adelante, el mismo enlace y un código nuevo vuelven a abrir el documento firmado.

Los compañeros firman en la aplicación, también con un código enviado a su correo y la misma confirmación.

Síguelo hasta la última firma

La sección Firmas del documento muestra a cada firmante y si ya ha firmado, y una invitación extraviada se puede reenviar. En Inicio, Por firmar reúne los documentos que esperan tu firma, y Esperando a otros los que esperas tú. El estado del documento pasa de «Firmas pendientes» a «Parcialmente firmado» y a «Firmado».

Cancelar o anular, nunca borrar

Mientras nadie haya firmado, la solicitud se puede cancelar, el documento corregir y volver a enviar. En cuanto hay una firma, el documento ya no se borra: se anula, con un motivo. Las firmas ya dadas y el registro de auditoría se conservan, las invitaciones pendientes dejan de funcionar y el documento sigue bloqueado, con el motivo a la vista. Un documento en proceso de firma o firmado no se puede mover a la papelera.

El registro de auditoría

Cada solicitud lleva su registro de auditoría: cada paso en orden, con quién y cuándo. Recoge la creación de la solicitud, las invitaciones enviadas, reenviadas o canceladas, las invitaciones abiertas, los códigos de verificación enviados, las firmas, la finalización de la solicitud, su cancelación o anulación, y también lo que falló, como un correo que no se pudo entregar o un código erróneo. Cuando están disponibles, se registran también la dirección IP y el navegador.

Cada firma se guarda con un valor firmado (HMAC-SHA-256) que une al firmante, su dirección de correo, la huella del documento y las horas de verificación y de firma. Una anulación tiene el suyo, ligado a la versión congelada, a los firmantes afectados, a la hora y al motivo.

Qué tipo de firma es

Es una firma electrónica simple, confirmada por correo y un código de un solo uso, con registro de auditoría. No es una firma electrónica cualificada, y Collectionframe no comprueba documentos de identidad ni quién puede firmar en nombre de una institución: eso sigue correspondiendo al museo, igual que en papel. Según el Reglamento eIDAS (artículo 25), no se pueden negar efectos jurídicos ni la admisibilidad como prueba a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica o de no ser cualificada; solo la cualificada tiene, por ley, el efecto de una firma manuscrita. Si una ley, una administración o la otra parte exige una forma concreta, usa esa forma.

La firma electrónica forma parte del plan Scale, y cada museo nuevo puede usarla durante su prueba de 21 días.

En la práctica

El contrato de préstamo de doce cuadros que van a otro museo está listo. La registradora lo envía a firmar al director y al registrador del museo prestatario, después de rellenar el único campo que la ventana señaló como vacío. El director firma en la aplicación esa misma tarde; el registrador del otro museo recibe el correo, escribe el código y firma a la mañana siguiente. El museo ve «Firmado» en el documento y en Inicio, y el contrato, su huella y su registro de auditoría quedan juntos en la carpeta Préstamos y depósitos y en cada uno de los doce cuadros.