Signature électronique des conventions de prêt et procès-verbaux

Une convention de prêt voyage d’ordinaire en PDF : imprimée, signée, scannée, envoyée par e-mail, signée encore, et ensuite personne ne sait plus quelle version le prêteur a signée. Dans Collectionframe, vous envoyez le document pour signature depuis l’endroit où il a été rédigé. Le texte est figé, chacun signe la même version, dans l’application ou depuis un e-mail, et le musée garde la trace de chaque étape.

Envoyer depuis le document

Dans le document, choisissez Demander des signatures. Ajoutez des collègues de votre musée, et des personnes extérieures avec leur nom et leur adresse e-mail ; chacune reçoit une invitation individuelle. Avant tout envoi, Collectionframe liste les champs encore vides, qui s’imprimeraient sous forme de tiret, et prévient quand le texte contient une liste d’objets sans aucun objet lié. Un document a besoin d’un titre et d’un peu de texte pour pouvoir partir.

Tout le monde signe le même texte

À l’envoi, les valeurs des champs et les listes d’objets sont écrites dans le texte, et le document est verrouillé : texte, champs, propriétés et fichiers ne peuvent plus changer. Les modifications ultérieures de l’inventaire ne le touchent pas : un objet renommé ou une datation corrigée ne modifient pas ce qui a été signé. On peut encore lier ou délier des objets, comme repères pour retrouver le document ; la liste du texte signé reste telle qu’elle était.

Collectionframe enregistre une empreinte SHA-256 de cette version, du titre et du texte, avec ses images, aux champs, objets et étiquettes, et l’affiche sur le document. L’empreinte est vérifiée de nouveau avant chaque signature : si quoi que ce soit avait changé, la signature s’arrêterait.

Signer sans compte

Le prêteur, ou le régisseur du musée emprunteur, reçoit un e-mail avec un lien personnel. Le lien seul ne montre rien : pour ouvrir le document, il faut saisir un code à six chiffres envoyé à l’adresse de l’invitation, valable dix minutes, et cinq codes erronés bloquent l’accès pendant un quart d’heure. La personne lit ensuite le document et les fichiers joints, dans l’une des onze langues de Collectionframe, confirme l’avoir relu et vouloir le signer électroniquement, puis signe. Plus tard, le même lien et un nouveau code rouvrent le document signé.

Les collègues signent dans l’application, avec un code reçu par e-mail et la même confirmation.

Suivre jusqu’à la dernière signature

La section Signatures du document montre chaque signataire et s’il a signé, et une invitation égarée peut être renvoyée. Sur l’accueil, À signer regroupe les documents qui attendent votre signature, et En attente des autres ceux que vous attendez. Le statut du document passe de « Signatures en attente » à « Partiellement signé » puis à « Signé ».

Annuler ou invalider, jamais effacer

Tant que personne n’a signé, une demande peut être annulée, le document corrigé et renvoyé. Dès qu’une signature est donnée, le document n’est plus supprimé : il est invalidé, avec un motif. Les signatures déjà données et la piste d’audit restent, les invitations en attente cessent de fonctionner, et le document reste verrouillé, avec le motif affiché. Un document en cours de signature ou signé ne peut pas aller à la corbeille.

La piste d’audit

Chaque demande tient sa piste d’audit : chaque étape dans l’ordre, avec qui et quand. Elle enregistre la création de la demande, les invitations envoyées, renvoyées ou annulées, les invitations ouvertes, les codes de vérification envoyés, les signatures, l’achèvement de la demande, son annulation ou son invalidation, et aussi ce qui a échoué, comme un e-mail non distribué ou un code erroné. Quand ils sont disponibles, l’adresse IP et le navigateur sont enregistrés aussi.

Chaque signature est conservée avec une valeur signée (HMAC-SHA-256) qui relie le signataire, son adresse e-mail, l’empreinte du document et les heures de vérification et de signature. Une invalidation a la sienne, liée à la version figée, aux signataires concernés, à l’heure et au motif.

Quel type de signature

C’est une signature électronique simple, confirmée par e-mail et code à usage unique, avec piste d’audit. Ce n’est pas une signature électronique qualifiée, et Collectionframe ne vérifie ni les pièces d’identité ni le pouvoir de signer au nom d’une institution : cela reste l’affaire du musée, comme sur papier. Selon le règlement eIDAS (article 25), une signature électronique ne peut pas être privée d’effet juridique ni refusée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique ou qu’elle n’est pas qualifiée ; seule la signature qualifiée a, de droit, l’effet d’une signature manuscrite. Si la loi, une autorité ou l’autre partie exige une forme particulière, utilisez cette forme.

La signature électronique fait partie de la formule Scale, et chaque nouveau musée en profite pendant son essai de 21 jours.

En pratique

La convention de prêt de douze tableaux destinés à un autre musée est prête. La régisseuse l’envoie à signer au directeur et au régisseur du musée emprunteur, après avoir rempli le seul champ que la fenêtre signalait vide. Le directeur signe dans l’application l’après-midi même ; le régisseur de l’autre musée reçoit l’e-mail, saisit le code et signe le lendemain matin. Le musée voit « Signé » sur le document et sur l’accueil, et la convention, son empreinte et sa piste d’audit restent ensemble dans le dossier Prêts et dépôts et sur chacun des douze tableaux.