Firma elettronica dei contratti di prestito e dei verbali
Invia un contratto di prestito o un verbale di consegna da firmare ai colleghi e a persone esterne al museo. Il testo si congela quando inizia la firma, ogni firmatario conferma un codice ricevuto via e-mail e ogni passaggio resta in una traccia di controllo.
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Un contratto di prestito di solito viaggia come PDF: stampato, firmato, scansionato, mandato per e-mail, firmato di nuovo, e alla fine nessuno sa con certezza quale versione ha firmato il prestatore. In Collectionframe invii il documento per la firma da dove è stato scritto. Il testo si congela, tutti firmano la stessa versione, nell’app o da un’e-mail, e il museo conserva traccia di ogni passaggio.
Invialo dal documento
Nel documento scegli Richiedi firme. Aggiungi colleghi del tuo museo e persone esterne con nome e indirizzo e-mail; ognuno riceve un invito personale. Prima di inviare qualsiasi cosa, Collectionframe elenca i campi ancora vuoti, che verrebbero stampati come un trattino, e avvisa se il testo contiene un elenco oggetti ma nessun oggetto è collegato. Per essere inviato, un documento ha bisogno di un titolo e di un po’ di testo.
Tutti firmano lo stesso testo
All’invio, i valori dei campi e gli elenchi di oggetti vengono scritti nel testo e il documento si blocca: testo, campi, proprietà e file non possono più cambiare. Le modifiche successive al catalogo non lo toccano, quindi un oggetto rinominato o una datazione corretta non alterano ciò che è stato firmato. Gli oggetti si possono ancora collegare o scollegare, come riferimenti per ritrovare il documento; l’elenco nel testo firmato resta com’era.
Collectionframe registra un’impronta SHA-256 di questa versione, dal titolo e dal testo, con le sue immagini, fino a campi, oggetti ed etichette, e la mostra sul documento. L’impronta viene verificata di nuovo prima di ogni firma: se qualcosa fosse cambiato, la firma si fermerebbe.
Firmare senza account
Il prestatore, o il registrar del museo che riceve il prestito, riceve un’e-mail con un link personale. Il link da solo non mostra nulla: per aprire il documento bisogna inserire un codice di sei cifre inviato all’indirizzo dell’invito, valido dieci minuti, e cinque codici sbagliati bloccano l’accesso per un quarto d’ora. Poi la persona legge il documento e i file allegati, in una qualsiasi delle undici lingue di Collectionframe, conferma di averlo esaminato e di voler firmare elettronicamente, e firma. In seguito lo stesso link e un nuovo codice riaprono il documento firmato.
I colleghi firmano nell’app, anche loro con un codice inviato via e-mail e la stessa conferma.
Seguila fino all’ultima firma
La sezione Firme del documento mostra ogni firmatario e se ha già firmato, e un invito andato perso si può inviare di nuovo. Nella Home, Da firmare raccoglie i documenti che aspettano la tua firma, e In attesa di altri quelli che aspetti tu. Lo stato del documento passa da «Firme in attesa» a «Parzialmente firmato» e poi a «Firmato».
Annullare, mai cancellare
Finché nessuno ha firmato, la richiesta si può annullare, il documento correggere e inviare di nuovo. Appena c’è una firma, il documento non si elimina più: si annulla, indicando un motivo. Le firme già date e la traccia di controllo restano, gli inviti in sospeso smettono di funzionare e il documento resta bloccato, con il motivo in vista. Un documento in firma o firmato non si può spostare nel cestino.
La traccia di controllo
Ogni richiesta ha la sua traccia di controllo: ogni passaggio in ordine, con chi e quando. Registra la creazione della richiesta, gli inviti inviati, reinviati o annullati, gli inviti aperti, i codici di verifica inviati, le firme, il completamento della richiesta, l’annullamento, e anche ciò che non è riuscito, come un’e-mail non recapitata o un codice sbagliato. Quando disponibili, si registrano anche l’indirizzo IP e il browser.
Ogni firma è conservata con un valore firmato (HMAC-SHA-256) che lega il firmatario, il suo indirizzo e-mail, l’impronta del documento e gli orari di verifica e di firma. Un annullamento ha il proprio, legato alla versione congelata, ai firmatari coinvolti, all’ora e al motivo.
Che tipo di firma è
È una firma elettronica semplice, confermata via e-mail e con un codice monouso, con traccia di controllo. Non è una firma elettronica qualificata né una firma digitale, e Collectionframe non verifica documenti d’identità né chi ha il potere di firmare per un ente: questo resta compito del museo, come sulla carta. Secondo il regolamento eIDAS (articolo 25), a una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici né l’ammissibilità come prova solo perché è elettronica o non è qualificata; solo la firma qualificata ha, per legge, l’effetto di una firma autografa. Se la legge, un’amministrazione o l’altra parte richiede una forma particolare, usa quella forma.
La firma elettronica fa parte del piano Scale, e ogni nuovo museo la usa durante la prova di 21 giorni.
In pratica
Il contratto di prestito di dodici dipinti destinati a un altro museo è pronto. La registrar lo invia per la firma al direttore e al registrar del museo che li riceve, dopo aver compilato l’unico campo che la finestra segnalava come vuoto. Il direttore firma nell’app nello stesso pomeriggio; il registrar dell’altro museo riceve l’e-mail, inserisce il codice e firma la mattina dopo. Il museo vede «Firmato» sul documento e nella Home, e il contratto, la sua impronta e la traccia di controllo restano insieme nella cartella Prestiti e depositi e su ognuno dei dodici dipinti.
Domande frequenti
I firmatari esterni hanno bisogno di un account?
No. Ricevono un’e-mail con un link personale, confermano un codice di sei cifre inviato al loro indirizzo, leggono il documento e i suoi file e firmano. I colleghi firmano nell’app.
Come si conferma l’identità di chi firma?
Con un codice monouso inviato all’indirizzo e-mail indicato nell’invito, valido dieci minuti. Dimostra l’accesso a quella casella; Collectionframe non verifica documenti d’identità né poteri di firma per conto di un ente.
Posso annullare una richiesta?
Finché nessuno ha firmato, sì: la annulli, correggi il documento e lo invii di nuovo. Dopo la prima firma il documento si annulla con un motivo; le firme date e la traccia di controllo restano.
Che cosa resta come prova?
Il testo congelato con la sua impronta SHA-256, la traccia di controllo di ogni passaggio con chi e quando, e per ogni firma un valore firmato che lega il firmatario, la sua e-mail e l’impronta.
È una firma elettronica qualificata o una firma digitale?
No. È una firma elettronica semplice, confermata via e-mail e con un codice monouso, con traccia di controllo. Se la legge, un’amministrazione o l’altra parte richiede firma qualificata o digitale, usa quella.
Funzionalità correlate
Documenti: verbali di consegna, prestiti di opere e condition report
Verbali di ricezione e di consegna, contratti di prestito e rapporti sullo stato di conservazione, collegati agli oggetti che riguardano. I dati degli oggetti arrivano dal catalogo, ogni altro valore si scrive una volta e ogni oggetto conserva la propria storia documentale.
Modelli: verbale di consegna, prestito e stato di conservazione
Sette modelli standard per le procedure che spostano gli oggetti o ne cambiano il responsabile, dalla ricezione alla dismissione, in italiano. Usali così come sono, adattali o scrivi i tuoi: ogni documento creato da un modello nasce completo e con il suo elenco di oggetti.
Catalogazione degli oggetti del museo
Una scheda per ogni oggetto: numero d’inventario, immagini, campi adatti alla tua collezione, categorie e stato. Trova qualsiasi oggetto in pochi secondi, lavora su molti insieme e recupera gli errori dal cestino.