Regulamin

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Collectionframe, oprogramowania do zarządzania zbiorami dla muzeów i innych organizacji, oraz z powiązanych stron internetowych i usług opisanych poniżej (łącznie „Usługa”). Jest on również regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie pod adresem collectionframe.com/legal/terms, w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Prosimy o uważne zapoznanie się z nim. Regulamin m.in. obciąża Cię odpowiedzialnością za dokumenty podpisywane w Usłudze i za wszelkie spory na ich tle, ograniczając naszą rolę do udostępnienia śladu audytowego (punkt 9), a także ogranicza naszą odpowiedzialność (punkt 15).

1. Kim jesteśmy

1.1. Usługę świadczy Grzegorz Piechnik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą BUGSPACE GRZEGORZ PIECHNIK, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), NIP 5170424581, REGON 521697638, ul. Aleksandra Dworskiego 40/5A, 37-700 Przemyśl („my”, „nas”, „Usługodawca”).

1.2. Można się z nami kontaktować pod adresem grzegorz@collectionframe.com lub pocztą na adres wskazany powyżej. Ten adres e-mail jest również naszym pojedynczym punktem kontaktowym dla odbiorców Usługi oraz dla organów państw członkowskich UE, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych). Porozumiewamy się w językach polskim i angielskim.

2. Definicje

• Klient: muzeum, instytucja, spółka lub inna organizacja albo osoba prowadząca działalność gospodarczą, która korzysta z Usługi, w szczególności ta, w imieniu której utworzono Organizację lub wykupiono Plan. „Ty” oznacza Klienta oraz, gdy wynika to z kontekstu, Użytkownika.

• Organizacja: przestrzeń robocza w Usłudze z własnymi treściami, członkami i Planem.

• Użytkownik: osoba fizyczna logująca się do Usługi, w tym członkowie Organizacji.

• Właściciel: Użytkownik, który utworzył Organizację lub na którego przeniesiono jej własność.

• Zewnętrzny Sygnatariusz: osoba niebędąca członkiem Organizacji, którą Klient zaprasza do zapoznania się z dokumentem i jego podpisania.

• Treści Klienta: wszystko, co zostało wprowadzone, przesłane lub wygenerowane w Organizacji przez Klienta lub na jego rzecz: rekordy obiektów, obrazy, pliki, dokumenty, wzory, prośby o podpis wraz z ich Śladem Audytowym, treści opublikowane na Publicznej Stronie oraz wszelkie zawarte w nich dane osobowe.

• Funkcja Podpisów: funkcje Usługi służące do wysyłania próśb o podpis, składania i rejestrowania podpisów elektronicznych pod dokumentami.

• Ślad Audytowy: zapis przebiegu prośby o podpis prowadzony przez Usługę, opisany w punkcie 9.6.

• Publiczna Strona: publicznie dostępna prezentacja wybranych Treści Klienta pod adresem collectionframe.com/m/….

• Katalog Muzeów: publiczny katalog muzeów pod adresem collectionframe.com/museums.

• Plan: zakres i limity Usługi dla Organizacji (obecnie Pro, Scale i Enterprise), opisane na stronie cennika.

3. Usługa

3.1. Collectionframe to oprogramowanie udostępniane jako usługa (SaaS) do zarządzania zbiorami: ewidencji obiektów, kolekcji i numerów inwentarzowych, kart ewidencyjnych i etykiet, dokumentów i wzorów, Funkcji Podpisów, Publicznej Strony, ról i zespołów oraz funkcji pokrewnych. Aktualny opis Usługi znajduje się na stronie collectionframe.com.

3.2. Na podstawie Regulaminu świadczymy drogą elektroniczną następujące usługi: konto i aplikację pod adresem app.collectionframe.com; Funkcję Podpisów, dla Klientów i Zewnętrznych Sygnatariuszy; Publiczną Stronę; Katalog Muzeów i stronę collectionframe.com; a także wsparcie e-mailowe i przez formularz zgłoszeniowy w aplikacji.

3.3. Usługa jest przeznaczona wyłącznie do użytku profesjonalnego przez muzea, instytucje kultury, przedsiębiorców i inne organizacje oraz osoby działające w ich imieniu. Nie jest przeznaczona dla konsumentów. Korzystając z niej, potwierdzasz, że robisz to na potrzeby swojej działalności gospodarczej, zawodowej lub instytucji.

3.4. Wymagania techniczne: urządzenie z dostępem do internetu; aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari lub Edge z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie; konto e-mail, do którego dostęp masz wyłącznie Ty. Niektóre funkcje są przeznaczone do pracy na większym ekranie.

3.5. Zagrożenia. Korzystanie z usług w internecie wiąże się z zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, phishing, przechwycenie danych czy nieuprawniony dostęp do konta e-mail. Logowanie i podpisywanie dokumentów są potwierdzane jednorazowymi kodami wysyłanymi e-mailem, dlatego każdy, kto ma dostęp do Twojej skrzynki, może działać jako Ty. Chroń swoje konto e-mail i nikomu nie przekazuj kodów: nigdy nie prosimy o kod poza ekranami logowania i podpisu w Usłudze.

3.6. Możemy rozwijać, zmieniać lub wycofywać funkcje Usługi. Jeżeli zmiana istotnie ogranicza podstawową funkcjonalność płatnego Planu, poinformujemy o niej Właściciela z wyprzedzeniem, a Klient może wypowiedzieć umowę zgodnie z punktem 13.2.

4. Konto i zawarcie umowy

4.1. Konto zakładasz, podając adres e-mail i wpisując jednorazowy kod, który na niego wyślemy. Kontynuując na ekranie logowania, akceptujesz Regulamin i potwierdzasz zapoznanie się z Polityką prywatności. W tej chwili zostaje zawarta umowa o świadczenie Usługi, na czas nieoznaczony.

4.2. Tworząc Organizację, wybierając Plan lub w inny sposób korzystając z Usługi w imieniu organizacji, potwierdzasz, że jesteś umocowany do zaciągnięcia w jej imieniu zobowiązań wynikających z Regulaminu, a organizacja ta staje się Klientem. Jeżeli nie masz takiego umocowania, Regulamin wiąże Ciebie osobiście.

4.3. Musisz podawać prawdziwe dane, dbać o bezpieczeństwo swojego konta e-mail i niezwłocznie zawiadomić nas pod adresem grzegorz@collectionframe.com, jeśli podejrzewasz nieuprawnione użycie konta. Klient odpowiada za wszystko, co w jego Organizacji robią jego Użytkownicy i osoby, którym przyznał dostęp.

4.4. Klient decyduje, kto należy do jego Organizacji i co może w niej widzieć i robić (role, zespoły i uprawnienia), i odpowiada za te ustawienia, w tym za odebranie dostępu, który nie jest już potrzebny.

5. Okres próbny, plany i płatności

5.1. Każda nowa Organizacja otrzymuje bezpłatny, 21-dniowy okres próbny Planu Scale, bez podawania karty płatniczej. Po jego zakończeniu dalsze korzystanie z Usługi wymaga wyboru płatnego Planu; do tego czasu dostęp może być ograniczony, a dane Klienta są zachowywane. Możemy w każdym czasie zmienić lub zakończyć oferty okresu próbnego na przyszłość.

5.2. Plany, ceny i limity (np. liczba członków i obiektów oraz czas, przez jaki można przywrócić usunięte elementy) są takie, jak opisano na stronie cennika i w Usłudze w chwili zakupu. Ceny dotyczą Organizacji. Po osiągnięciu limitu niektóre funkcje mogą być niedostępne do czasu zmiany Planu na wyższy lub ograniczenia wykorzystania.

5.3. Płatne Plany są sprzedawane za pośrednictwem naszego odsprzedawcy i sprzedawcy rejestrowanego (merchant of record), Polar Software, Inc. („Polar”). Polar obsługuje płatność, nalicza należne podatki i wystawia faktury; do zakupu stosuje się również warunki Polar dla kupujących. Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy danych kart płatniczych.

5.4. Subskrypcje odnawiają się automatycznie na ten sam okres (miesiąc lub rok), dopóki nie zostaną anulowane. Subskrypcję można anulować w każdej chwili w Usłudze; anulowanie odnosi skutek z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego. Opłaty nie podlegają zwrotowi, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy lub warunki Polar stanowią inaczej.

5.5. Możemy zmienić ceny ze skutkiem od następnego okresu rozliczeniowego, zawiadamiając Właściciela co najmniej 30 dni wcześniej. Jeżeli Klient nie akceptuje nowych cen, może anulować subskrypcję przed ich wejściem w życie.

5.6. Plan Enterprise i inne indywidualnie uzgodnione warunki reguluje odrębna umowa lub zamówienie w formie pisemnej lub dokumentowej, które w razie rozbieżności mają pierwszeństwo przed Regulaminem.

5.7. Jeżeli płatność nie powiedzie się lub nie zostanie dokonana, możemy ograniczyć lub zawiesić Organizację zgodnie z punktem 12.

6. Treści Klienta

6.1. Klientowi przysługują wszelkie prawa do Treści Klienta. Nie rościmy sobie do nich praw własności.

6.2. Klient udziela nam niewyłącznej, nieodpłatnej licencji, bez ograniczeń terytorialnych, na czas trwania umowy i okresy wskazane w punktach 13.4 i 14.4, do przechowywania, utrwalania, zwielokrotniania, przetwarzania, przesyłania, wyświetlania i publikowania Treści Klienta w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczenia i wspierania Usługi, w tym do publikowania tego, co Klient zdecyduje się pokazać na Publicznej Stronie i w Katalogu Muzeów.

6.3. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za Treści Klienta: za ich prawdziwość i zgodność z prawem; za posiadanie wszelkich praw, licencji i zgód potrzebnych do ich przesłania, przetwarzania i opublikowania (w tym praw autorskich do zdjęć i tekstów, dóbr osobistych oraz ochrony danych osobowych); a także za przestrzeganie przepisów i zasad, które go obowiązują, np. dotyczących ewidencji muzealiów, archiwów, dostępu do informacji publicznej i dziedzictwa kulturowego. Nie sprawdzamy Treści Klienta przed ich przesłaniem ani opublikowaniem i nie mamy ogólnego obowiązku ich monitorowania.

6.4. Mamy dostęp do Treści Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, udzielenia wsparcia, o które prosi Klient, zapewnienia bezpieczeństwa, rozpatrzenia zgłoszenia na podstawie punktu 8 lub gdy wymaga tego prawo, i zachowujemy je w poufności.

6.5. Klient odpowiada za przechowywanie własnych kopii ważnych Treści Klienta; Usługa umożliwia eksport obiektów, kolekcji i dokumentów. Elementy w koszu są trwale usuwane po upływie okresu właściwego dla Planu, a trwałego usunięcia nie można cofnąć.

7. Zasady korzystania

7.1. Nie wolno Ci, ani nie wolno Ci pozwolić innym:

• dostarczać ani publikować treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa własności intelektualnej, dobra osobiste lub prywatność, zniesławiających, dyskryminujących lub nawołujących do przemocy;

• przesyłać złośliwego oprogramowania ani wykorzystywać Usługi do wysyłania spamu lub phishingu;

• podejmować prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do Usługi, innych Organizacji lub kont, testować lub obchodzić jej zabezpieczeń bez naszej pisemnej zgody ani zakłócać jej działania;

• wykorzystywać Funkcji Podpisów do podszywania się pod inne osoby, uzyskania podpisu podstępem lub wysyłania próśb do osób bez uzasadnionej przyczyny;

• kopiować, dekompilować ani poddawać Usługi inżynierii wstecznej, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, korzystać z niej w sposób zautomatyzowany inaczej niż przez udostępnione przez nas interfejsy ani odsprzedawać jej bez naszej zgody;

• korzystać z Usługi z naruszeniem prawa, sankcji lub Regulaminu.

7.2. Jeżeli mamy uzasadnione podstawy, by sądzić, że treść lub sposób korzystania z Usługi narusza prawo lub Regulamin, możemy usunąć treść lub uniemożliwić do niej dostęp oraz podjąć inne środki opisane w punkcie 12.

8. Publiczne Strony, Katalog Muzeów i treści nielegalne

8.1. Klient decyduje, co publikuje na swojej Publicznej Stronie, czy wyszukiwarki mogą ją indeksować i czy jest ona połączona z Katalogiem Muzeów. Opublikowane treści są dostępne dla każdego w internecie, a Klient odpowiada za nie jako ich wydawca.

8.2. Katalog Muzeów przedstawia publicznie dostępne informacje o muzeach, pochodzące głównie z Wikidanych i Wikimedia Commons na warunkach ich licencji, oraz Publiczne Strony Klientów, którzy połączyli z nim swoją Organizację. Nie gwarantujemy, że jest on kompletny, aktualny ani dokładny. Muzeum może poprosić nas o poprawienie lub usunięcie informacji o sobie, pisząc na adres grzegorz@collectionframe.com.

8.3. Każdy może zgłosić nam treść w Usłudze, którą uważa za nielegalną, w szczególności na Publicznej Stronie, pisząc na adres grzegorz@collectionframe.com. Zgłoszenie powinno zawierać: wyjaśnienie, dlaczego treść jest uważana za nielegalną; jej dokładny adres (URL); imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego (niewymagane w przypadku zgłoszeń dotyczących przestępstw, o których mowa w art. 3–7 dyrektywy 2011/93/UE); oraz oświadczenie, że zgłaszający w dobrej wierze uważa, że zawarte w nim informacje i twierdzenia są prawidłowe i kompletne.

8.4. Potwierdzamy otrzymanie każdego zgłoszenia i rozpatrujemy je starannie, obiektywnie i bez zbędnej zwłoki. Decyzje podejmuje człowiek; nie stosujemy zautomatyzowanych narzędzi moderacji treści. Informujemy zgłaszającego o naszej decyzji, a jeżeli usuniemy lub ograniczymy treść albo zawiesimy usługę, przekazujemy zainteresowanemu Klientowi uzasadnienie, chyba że zabraniają tego przepisy. Każdy z nich może zakwestionować naszą decyzję, odpowiadając na naszą wiadomość, a my ją ponownie rozpatrzymy; nie wyłącza to prawa do skierowania sprawy do sądu.

9. Podpisy elektroniczne i Ślad Audytowy

9.1. Czym jest Funkcja Podpisów. Funkcja Podpisów pozwala Klientowi wysłać ustaloną wersję dokumentu Użytkownikom i Zewnętrznym Sygnatariuszom, którzy potwierdzają dostęp do adresu e-mail jednorazowym kodem i oświadczają wolę podpisania dokumentu. Złożony w ten sposób podpis jest podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 10 rozporządzenia (UE) nr 910/2014 (eIDAS). Nie jest ani zaawansowanym, ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a my nie jesteśmy dostawcą usług zaufania. W szczególności podpis taki nie spełnia wymogów formy pisemnej (art. 78 Kodeksu cywilnego), formy elektronicznej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego) ani podobnych wymogów przewidzianych w innych przepisach.

9.2. Co sprawdzamy, a czego nie. Usługa sprawdza jedynie, że osoba podpisująca ma w chwili podpisu dostęp do adresu e-mail, który podał dla niej Klient. Nie weryfikujemy tożsamości sygnatariuszy, ich umocowania do reprezentowania kogokolwiek ani zdolności do czynności prawnych, ani treści dokumentów lub ich zgodności z prawem.

9.3. Odpowiedzialność Klienta. Wyłącznie Klient decyduje, czy dokument ma zostać podpisany za pośrednictwem Usługi, i ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za:

• to, czy podpis elektroniczny, i to tego rodzaju, jest dopuszczalny i wystarczający dla danego dokumentu, czynności i stron, w tym za wszelkie wymogi co do formy, rodzaju podpisu, rejestracji, złożenia dokumentu, poświadczenia notarialnego lub udziału świadków, a także za zasady obowiązujące podmioty publiczne, grantodawców lub wynikające z umów stron;

• treść dokumentów i załączników oraz wybór, identyfikację, adresy e-mail, umocowanie i zdolność do czynności prawnych sygnatariuszy;

• ważność, skuteczność, wykonalność i moc dowodową dokumentów i podpisów;

• uzyskanie wymaganych zgód sygnatariuszy, w tym na podpisanie dokumentu w postaci elektronicznej, oraz poinformowanie Zewnętrznych Sygnatariuszy o przetwarzaniu ich danych osobowych;

• przechowywanie podpisanych dokumentów i dokumentacji przez okres wymagany od Klienta przez prawo lub zawarte przez niego umowy.

9.4. To nie jest porada prawna. Informacje na naszej stronie internetowej i w Usłudze o skutkach prawnych podpisów elektronicznych mają charakter ogólny. Nie stanowią porady prawnej, nie są częścią umowy i nie są zapewnieniem, że dany dokument lub podpis będzie ważny, skuteczny lub uznany za dowód. W istotnych sprawach skorzystaj z pomocy prawnika.

9.5. Nie jesteśmy stroną. Nie jesteśmy stroną żadnego dokumentu podpisanego za pośrednictwem Usługi i nie działamy jako przedstawiciel, pośrednik, depozytariusz, notariusz ani świadek stron.

9.6. Ślad Audytowy. Dla każdej prośby o podpis Usługa rejestruje na bieżąco: obraz (snapshot) dokumentu w wersji przedstawionej do podpisu i jego skrót SHA-256; imiona i nazwiska oraz adresy e-mail podane dla sygnatariuszy; zdarzenia związane z prośbą (jej utworzenie; wysłanie, ponowne wysłanie, niedoręczenie i otwarcie zaproszeń; wysłanie, weryfikację i błędne wpisanie jednorazowych kodów; złożenie podpisów; zakończenie; anulowanie; unieważnienie wraz z jego przyczyną); datę i godzinę każdego zdarzenia; jeżeli są dostępne, adres IP i informacje o przeglądarce (user agent), z których wykonano czynność; a dla każdego podpisu i unieważnienia wartość HMAC-SHA-256 wiążącą je z sygnatariuszem, adresem e-mail, skrótem dokumentu, wersją oświadczenia o podpisie i czasem zdarzeń. Ślad Audytowy jest widoczny w Usłudze razem z dokumentem.

9.7. W sporze nasza rola ogranicza się do Śladu Audytowego. Jeżeli istnienie, autentyczność, treść, ważność lub skutki dokumentu albo podpisu złożonego za pośrednictwem Usługi zostaną zakwestionowane, czy to między Klientem a sygnatariuszem, kontrahentem lub jakąkolwiek osobą trzecią, czy to przed sądem, sądem polubownym, organem, czy poza nimi, Klient prowadzi sprawę na własny koszt i ryzyko. Naszym jedynym obowiązkiem jest udostępnienie, na pisemny wniosek Klienta przesłany na adres grzegorz@collectionframe.com, Śladu Audytowego i danych dowodowych zapisanych w Usłudze dla danej prośby (w tym obrazu dokumentu i jego skrótu), w postaci elektronicznej, w terminie 14 dni od otrzymania wniosku. Wszelka dalsza pomoc, taka jak wyjaśnienia techniczne, pisemne oświadczenia, opinie czy zeznania, jest udzielana wyłącznie, jeśli się na nią zgodzimy lub jeśli wymaga tego prawo; w zakresie dozwolonym przez prawo Klient zwraca nam uzasadnione koszty i płaci za poświęcony czas według naszych aktualnych stawek.

9.8. Nie gwarantujemy rozstrzygnięcia żadnego sporu ani postępowania, ani tego, że sąd, organ lub kontrahent uzna dokument, podpis lub Ślad Audytowy za wystarczający dowód. Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody wynikające z treści dokumentu ani z uznania dokumentu lub podpisu za nieważny, bezskuteczny, niewykonalny lub niewystarczający.

9.9. Integralność i przechowywanie. Po wysłaniu prośby dokument zostaje zablokowany; po złożeniu pierwszego podpisu Klient nie może usunąć prośby ani jej Śladu Audytowego. Dokument można wtedy jedynie unieważnić, podając przyczynę, a unieważnienie również jest rejestrowane. Klient poleca nam przechowywanie Śladów Audytowych zgodnie z punktem 14.4.

9.10. Klient zwalnia nas z odpowiedzialności i zobowiązuje się naprawić nam szkodę w związku ze wszelkimi roszczeniami sygnatariuszy, kontrahentów, organów i innych osób trzecich, wraz z odszkodowaniami, karami, kosztami i uzasadnionymi kosztami obsługi prawnej, wynikającymi z dokumentów podpisanych lub wysłanych do podpisu przez Klienta za pośrednictwem Usługi lub z korzystania przez Klienta z Funkcji Podpisów, z wyjątkiem szkód wyrządzonych przez nas umyślnie. Niezwłocznie poinformujemy Klienta o takim roszczeniu i, jeśli pozwalają na to przepisy, umożliwimy mu prowadzenie obrony.

10. Dostępność i wsparcie

10.1. Usługa jest świadczona w stanie „takim, jaki jest” i „w miarę dostępności”. Dokładamy należytej staranności, aby była dostępna i bezpieczna, ale nie gwarantujemy, że będzie działać bez przerw, bez błędów lub w określonym czasie, chyba że poziom usług (SLA) został uzgodniony w indywidualnej umowie.

10.2. Możemy przerwać działanie Usługi w celu konserwacji, aktualizacji lub ze względów bezpieczeństwa, a jej działanie może zostać przerwane w wyniku awarii infrastruktury, z której korzystamy. Staramy się przeprowadzać planowane prace w czasie małego obciążenia.

10.3. Wsparcie jest udzielane e-mailowo i przez formularz zgłoszeniowy w Usłudze, w dni robocze, bez gwarantowanego czasu odpowiedzi, chyba że uzgodniono inaczej.

11. Nasza własność intelektualna

11.1. Usługa, jej oprogramowanie, projekt graficzny i dokumentacja, nasze znaki towarowe i treści naszych stron (z wyjątkiem Treści Klienta i treści osób trzecich) należą do nas lub naszych licencjodawców. Na czas trwania umowy udzielamy Klientowi i jego Użytkownikom niewyłącznego, niezbywalnego prawa do korzystania z Usługi w zakresie Planu i Regulaminu.

11.2. Możemy swobodnie i bez zobowiązań wobec Ciebie wykorzystywać przekazane nam sugestie i opinie.

12. Zawieszenie

12.1. Możemy zawiesić, w całości lub w części, dostęp do Usługi, Organizacji, konta lub Publicznej Strony albo usunąć treść lub uniemożliwić do niej dostęp, jeżeli: opłaty pozostają nieuregulowane po wezwaniu; mamy uzasadnione podstawy, by sądzić, że Klient lub Użytkownik w istotny sposób narusza Regulamin lub prawo; jest to konieczne, by zapobiec zagrożeniu dla bezpieczeństwa Usługi, innych klientów lub osób trzecich; albo wymaga tego sąd, organ lub przepis prawa.

12.2. Podejmowane środki będą proporcjonalne. Poinformujemy Właściciela o zawieszeniu i jego przyczynach z wyprzedzeniem, a jeśli nie jest to możliwe, niezwłocznie po nim, i przywrócimy dostęp, gdy przyczyna ustanie.

13. Czas trwania i rozwiązanie umowy

13.1. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony. Płatny Plan obowiązuje przez wybrany okres rozliczeniowy.

13.2. Klient może w każdej chwili wypowiedzieć umowę, anulując subskrypcję i usuwając Organizację w Usłudze lub pisząc do nas. Użytkownik może w każdej chwili opuścić Organizację i poprosić o usunięcie swojego konta, pisząc na adres grzegorz@collectionframe.com. Opłaty już uiszczone nie podlegają zwrotowi za pozostałą część okresu rozliczeniowego, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

13.3. Możemy wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Możemy ją wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient w istotny sposób narusza Regulamin i nie usunie naruszenia w ciągu 7 dni od naszego wezwania, jeżeli naruszenia nie da się usunąć lub jeżeli naruszenia się powtarzają. Jeżeli wypowiemy umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, a nie z powodu naruszenia przez Klienta, zwrócimy opłaty uiszczone z góry za niewykorzystany okres.

13.4. Po rozwiązaniu umowy Klient może w ciągu 30 dni poprosić nas o eksport swoich danych. Następnie w ciągu kolejnych 90 dni usuwamy Treści Klienta, z wyjątkiem Śladów Audytowych przechowywanych zgodnie z punktem 14.4 oraz danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów prawa. Organizacji, w której są dokumenty z historią podpisów, nie można usunąć z poziomu Usługi; zamykamy ją na wniosek Klienta.

14. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

14.1. Sposób, w jaki przetwarzamy dane osobowe jako administrator, np. dane Użytkowników na potrzeby kont, rozliczeń i korespondencji oraz dane osób odwiedzających nasze strony, opisuje Polityka prywatności.

14.2. W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Treściach Klienta, w tym danych Zewnętrznych Sygnatariuszy i osób wymienionych w rekordach i dokumentach, administratorem jest Klient, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Niniejszy punkt 14 stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO):

• przedmiot i czas trwania: świadczenie Usługi, przez czas trwania umowy i okresy wskazane w punktach 13.4 i 14.4;

• charakter i cel: przechowywanie (hosting), utrwalanie, porządkowanie, wyświetlanie, przesyłanie oraz, z wyboru Klienta, publikowanie danych; Funkcja Podpisów, w tym wysyłanie zaproszeń i kodów oraz prowadzenie Śladu Audytowego; kopie zapasowe, wsparcie i bezpieczeństwo;

• rodzaj danych osobowych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów i adresy pocztowe), dane w rekordach obiektów, dokumentach i plikach, dane Śladu Audytowego (w tym adresy IP, informacje o przeglądarce i czas zdarzeń) oraz wszelkie inne dane, które Klient zdecyduje się wprowadzić. Klient nie powinien wprowadzać szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących, chyba że jest to niezbędne, a Klient upewnił się, że przetwarzanie jest zgodne z prawem;

• kategorie osób, których dane dotyczą: Użytkownicy, Zewnętrzni Sygnatariusze oraz osoby, których dane wprowadza Klient, np. darczyńcy, użyczający, artyści, pracownicy i współpracownicy.

14.3. Jako podmiot przetwarzający:

• przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym są Regulamin oraz sposób korzystania z Usługi i jej ustawienia przez Klienta, chyba że obowiązek taki nakłada na nas prawo Unii lub państwa członkowskiego; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania informujemy Klienta o tym obowiązku, o ile prawo nie zabrania udzielania takiej informacji; informujemy też Klienta, jeżeli naszym zdaniem wydane polecenie narusza przepisy o ochronie danych;

• zapewniamy, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy;

• stosujemy środki wymagane przez art. 32 RODO, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, rozdzielenie danych poszczególnych Organizacji i kopie zapasowe;

• korzystamy z usług dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności, na co Klient niniejszym udziela ogólnej zgody. O zamierzonym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego informujemy co najmniej 14 dni wcześniej, aktualizując tę listę i wysyłając e-mail do Właścicieli. Klient może w tym czasie wnieść uzasadniony sprzeciw; jeżeli nie zdołamy go uwzględnić, Klient może wypowiedzieć umowę przed wprowadzeniem zmiany. Na dalsze podmioty przetwarzające nakładamy te same obowiązki w zakresie ochrony danych, co określone w niniejszym punkcie;

• biorąc pod uwagę charakter przetwarzania i dostępne nam informacje, w miarę możliwości pomagamy Klientowi w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO; pomoc wykraczająca poza funkcje Usługi może być płatna według naszych aktualnych stawek;

• bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłaszamy je Klientowi;

• po zakończeniu umowy usuwamy lub zwracamy dane zgodnie z punktami 13.4 i 14.4;

• udostępniamy informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym punkcie i umożliwiamy przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, przez Klienta lub upoważnionego przez niego audytora zobowiązanego do zachowania poufności: po zawiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku (chyba że wymaga tego organ nadzorczy lub po naruszeniu ochrony danych), w godzinach pracy, bez zakłócania działania Usługi i na koszt Klienta. W pierwszej kolejności możemy odpowiedzieć, przekazując informacje na piśmie oraz certyfikaty naszych dalszych podmiotów przetwarzających.

14.4. Przechowywanie dowodów podpisu. Klient poleca nam przechowywanie każdego Śladu Audytowego wraz z obrazem dokumentu i zapisanymi w nim danymi sygnatariuszy przez czas trwania umowy i przez 6 lat po jej zakończeniu, wyłącznie w celu umożliwienia Klientowi ich uzyskania na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a po upływie tego okresu ich usunięcie. Klient może w każdej chwili wydać nam inne polecenie na piśmie, z uwzględnieniem własnych zobowiązań wobec sygnatariuszy i kontrahentów.

14.5. Nasze dalsze podmioty przetwarzające przechowują i przetwarzają dane również w Stanach Zjednoczonych. Klient wyraża zgodę na to przekazywanie, które odbywa się z zastosowaniem zabezpieczeń opisanych w Polityce prywatności.

15. Odpowiedzialność

15.1. W najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo nie udzielamy żadnych gwarancji ani zapewnień poza wyraźnie wskazanymi w Regulaminie, a odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady na podstawie Kodeksu cywilnego jest wyłączona.

15.2. Odpowiadamy wyłącznie za szkody wyrządzone zawinionym przez nas niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy i wyłącznie w granicach rzeczywistej straty (damnum emergens). Nie odpowiadamy za utracone korzyści (lucrum cessans), utracone przychody, klientów lub renomę, utracone szanse, szkody pośrednie ani koszty usług zastępczych.

15.3. Nie ponosimy odpowiedzialności za:

• Treści Klienta i ich publikację ani za działania i zaniechania Użytkowników, Zewnętrznych Sygnatariuszy i innych osób trzecich;

• kwestie opisane w punkcie 9, w tym ważność, skutki i moc dowodową jakiegokolwiek dokumentu lub podpisu oraz rozstrzygnięcie jakiegokolwiek sporu;

• utratę danych, której Klient mógł zapobiec, eksportując je, ani szkody spowodowane trwałym usunięciem danych przez Klienta lub zgodnie z jego ustawieniami;

• niedostępność lub błędy spowodowane działaniem internetu, sprzętu lub oprogramowania Klienta, usług osób trzecich (np. dostawców poczty e-mail, którzy opóźniają lub odrzucają wiadomości) lub siłą wyższą;

• szkody wynikające z nieuprawnionego użycia konta e-mail Użytkownika lub jednorazowych kodów, chyba że ponosimy za to winę.

15.4. Nasza łączna odpowiedzialność wynikająca z umowy lub z nią związana, niezależnie od jej podstawy prawnej, jest ograniczona do kwoty opłat faktycznie uiszczonych za Usługę dla danej Organizacji w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące jej źródłem, a jeżeli żadne opłaty nie zostały uiszczone, do kwoty 500 zł. Limit ten dotyczy łącznie wszystkich roszczeń Klienta i jego Użytkowników.

15.5. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności za szkody wyrządzone umyślnie ani innej odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

15.6. Klient zwalnia nas z odpowiedzialności i zobowiązuje się naprawić nam szkodę w związku z roszczeniami osób trzecich, w tym osób, których dane dotyczą, uprawnionych z praw własności intelektualnej i organów, wynikającymi z Treści Klienta, z naruszenia przez Klienta Regulaminu lub prawa albo z korzystania przez niego z Usługi, wraz z odszkodowaniami, karami i uzasadnionymi kosztami, z wyjątkiem szkód wyrządzonych przez nas umyślnie.

16. Reklamacje

16.1. Reklamację dotyczącą Usługi można złożyć, pisząc na adres grzegorz@collectionframe.com lub na nasz adres pocztowy. Prosimy o podanie adresu e-mail konta, Organizacji, której dotyczy reklamacja, oraz opisu problemu.

16.2. Odpowiadamy e-mailowo w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji.

17. Zmiany Regulaminu

17.1. Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów, Usługi, dalszych podmiotów przetwarzających lub naszej działalności, a także ze względów bezpieczeństwa lub dla zwiększenia jego jasności. O istotnej zmianie zawiadomimy Właścicieli e-mailem lub w Usłudze co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, chyba że przepisy lub względy bezpieczeństwa wymagają krótszego terminu. Aktualna wersja wraz z datą jej obowiązywania jest zawsze dostępna pod adresem collectionframe.com/legal/terms.

17.2. Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed jej wejściem w życie. Korzystanie z Usługi po tej dacie oznacza akceptację zmiany.

18. Postanowienia końcowe

18.1. Regulamin i umowa podlegają prawu polskiemu, z wyłączeniem norm kolizyjnych.

18.2. Spory będzie rozstrzygał sąd powszechny właściwy dla miejsca wykonywania przez nas działalności gospodarczej.

18.3. Jeżeli jesteś osobą fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z Twoją działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla Ciebie charakteru zawodowego (art. 385⁵, 556⁴, 556⁵ i 576⁵ Kodeksu cywilnego), Regulamin nie ogranicza uprawnień, które przysługują Ci na podstawie tych przepisów, w tym, w odpowiednich przypadkach, prawa odstąpienia od umowy na podstawie art. 38a ustawy o prawach konsumenta, a postanowienia Regulaminu z nimi sprzeczne nie mają do Ciebie zastosowania.

18.4. Możemy przenieść umowę, w tym powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie punktu 14, na podmiot, który przejmie Usługę, np. spółkę przez nas utworzoną, po poinformowaniu Klienta co najmniej 14 dni wcześniej; Klient może wypowiedzieć umowę przed przeniesieniem. Klient może przenieść umowę wyłącznie za naszą zgodą.

18.5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub niewykonalne, pozostałe pozostają w mocy, a postanowienie to zastępuje się ważnym postanowieniem najbardziej zbliżonym do jego celu.

18.6. Regulamin wraz z Polityką prywatności oraz ewentualnym zamówieniem lub indywidualną umową stanowią całość porozumienia w sprawie Usługi.

18.7. Zawiadomienia wysyłamy na adres e-mail Właściciela lub danego Użytkownika; zawiadomienia do nas należy kierować na adres grzegorz@collectionframe.com.

18.8. Regulamin jest dostępny w językach polskim i angielskim. Jeżeli Klient ma siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w Polsce, rozstrzygająca jest wersja polska; w pozostałych przypadkach rozstrzygająca jest wersja angielska.