Karty ewidencyjne i etykiety

Przepisywanie nazwy, numeru i wymiarów obiektu najpierw na kartę ewidencyjną, potem na etykietę w sali, a potem na metryczkę w magazynie zajmuje czas, a każda kopia to kolejna okazja do pomyłki. W Collectionframe karta jest wzorem, nie kopią. Projektujesz raz kartę ewidencyjną, etykietę wystawową albo metryczkę magazynową, a każdy obiekt wypełnia ją własnymi danymi z ewidencji, takimi, jakie są dziś.

Gotowa karta ewidencyjna po polsku

Każde muzeum zaczyna z kartą ewidencyjną. Na górze są nazwa i numer inwentarzowy obiektu, z jednej strony zdjęcie główne i opis. Z drugiej strony kolekcja, status, kategorie, rodzaj obiektu, autor lub wytwórca, datowanie, materiał i technika, wymiary i obecne miejsce przechowywania, a w rogu kod QR, który otwiera rekord.

Podpisy pól są w języku muzeum, a karta korzysta tylko z pól, które ma każda kolekcja, więc drukuje się kompletna od pierwszego obiektu. Używaj jej w tej postaci albo zmień, co chcesz. Rozporządzenie w sprawie ewidencjonowania zabytków w muzeach zostawia rodzaje kart ewidencyjnych i sposób ich wypełniania dyrektorowi muzeum (§ 7 ust. 2), dlatego możesz dodać na przykład wartość czy pochodzenie, jeśli wymaga ich wasz regulamin.

Własne wzory kart i etykiet

W edytorze kart rysujesz własne wzory. Wybierz A3, A4 albo A5 w pionie lub poziomie, US Letter, kwadrat 200 mm albo etykietę kolekcji 90 × 55 mm, albo wpisz własny rozmiar w milimetrach. Dodaj teksty, obrazy i kody QR, a także obraz tła: skan dawnej papierowej karty sprawdza się świetnie.

Zamiast wpisywać wartość, wybierasz pole: nazwę obiektu, numer inwentarzowy, kolekcję, status, kategorie, zdjęcie główne, opis publiczny albo dowolne pole z twoich grup pól. Na płótnie widać nazwę pola, na przykład {{Autor / twórca}}, a podgląd przy każdym obiekcie pokazuje jego prawdziwą wartość. Nowa karta zaczyna się od układu karty ewidencyjnej, więc zmieniasz to, co trzeba, zamiast zaczynać od pustej strony.

Tekst ma krój, grubość, rozmiar, kolor i wyrównanie, a długi tytuł może się zmniejszyć, żeby się zmieścić. Każdy element leży na własnej warstwie, którą możesz przestawić, ukryć albo zablokować, a siatka pomaga wszystko wyrównać. Nic się nie zmienia, dopóki nie zapiszesz.

Karta nigdy nie przechowuje danych

Karta nie ma własnych wartości. Zmień datowanie w rekordzie, a każda karta tego obiektu pokaże nowe. Zmień układ, a dostosują się wszystkie obiekty, które z tej karty korzystają. Nie ma czego przepisywać ani uzgadniać, a karty nigdy nie rozmijają się z ewidencją.

Karta dla kolekcji albo dla obiektu

Każda kolekcja ma domyślną kartę, więc nowe obiekty drukują się poprawnie od pierwszego dnia. Obiekt może mieć własną kartę, gdy jej potrzebuje: etykietę do szuflady numizmatycznej dla monet albo większą etykietę dla najważniejszego obiektu wystawy.

Biblioteka kart pokazuje, ile kolekcji i obiektów korzysta z każdej karty, a liczba obiektów otwiera je na liście. Usunięcie karty, która jest w użyciu, najpierw wywołuje pytanie, czym ją zastąpić; dane obiektów zostają nietknięte.

Wydruk jednej karty albo całej kolekcji

Pojedynczy obiekt wydrukujesz z jego strony. Z listy obiektów drukujesz zaznaczenie, przefiltrowaną listę albo całą kolekcję naraz: jeden PDF ze wszystkimi kartami albo ZIP z plikiem PDF, PNG lub JPG dla każdego obiektu. Użyj karty każdego obiektu albo jednej karty dla wszystkich, na przykład etykiety wystawowej. Karty zawsze powstają z aktualnych danych.

Kody QR, które dokądś prowadzą

Każda karta tworzy kod QR z obiektu, dla którego jest drukowana, więc każda metryczka prowadzi do swojego obiektu. Kod może zawierać link do rekordu obiektu: współpracownik skanuje metryczkę w magazynie i otwiera obiekt w Collectionframe. Może też prowadzić do strony obiektu na publicznej stronie muzeum, żeby etykieta w sali otwierała obiekt zwiedzającemu.

W praktyce

W przyszłym tygodniu otwiera się wystawa czasowa i 38 obiektów potrzebuje etykiet. Przefiltruj Obiekty według statusu Wystawa czasowa, zaznacz obiekty i wybierz Drukuj. Jako kartę dla wszystkich wskaż muzealną etykietę 90 × 55 mm i pobierz jeden PDF. Jeśli dzień przed wernisażem ktoś poprawi datowanie w rekordzie, wystarczy wydrukować ponownie, by mieć poprawną etykietę.