Fichas de inventario y cartelas de museo

Copiar el nombre, el número y las medidas de un objeto en la ficha de inventario, luego en la cartela de sala y después en la etiqueta del almacén lleva tiempo, y cada copia es una nueva ocasión de error. En Collectionframe una ficha es una plantilla, no una copia. Diseñas una vez la ficha de inventario, la cartela de exposición o la etiqueta de almacén, y cada objeto la rellena con sus propios datos del catálogo, tal como están hoy.

Una ficha de inventario lista y en tu idioma

Cada museo empieza con una ficha de inventario. Arriba van el nombre y el número de inventario del objeto; a un lado, la imagen principal y la descripción. Al otro lado, la colección, el estado, las categorías, el tipo de objeto, el autor, la fecha, los materiales y la técnica, las dimensiones y la ubicación actual, y en una esquina un código QR que abre el registro.

Los rótulos están en el idioma del museo y la ficha solo usa campos que tiene cualquier colección, así que sale completa desde el primer objeto. Úsala tal cual o cambia lo que quieras.

Diseña tus propias fichas y cartelas

En el editor de fichas dibujas tus propios modelos. Elige A3, A4 o A5 en vertical u horizontal, US Letter, un cuadrado de 200 mm o una etiqueta de colección de 90 × 55 mm, o escribe un tamaño propio en milímetros. Añade textos, imágenes y códigos QR, y una imagen de fondo: un escaneo de tu antigua ficha en papel funciona muy bien.

En lugar de escribir un valor, eliges un campo: el nombre del objeto, el número de inventario, la colección, el estado, las categorías, la imagen principal, la descripción pública o cualquier campo de tus grupos de campos. El lienzo muestra el nombre del campo, como {{Autor / creador}}, y la vista previa de cada objeto muestra su valor real. Una ficha nueva parte del diseño de la ficha de inventario, así que cambias lo que necesitas en vez de empezar de cero.

Cada texto tiene su tipo de letra, peso, tamaño, color y alineación, y puede reducirse para que quepa un título largo. Cada elemento está en su propia capa, que puedes reordenar, ocultar o bloquear, y una cuadrícula ayuda a alinearlo todo. Nada cambia hasta que guardas.

Una ficha nunca guarda datos

Una ficha no tiene valores propios. Cambia una fecha en el registro y todas las fichas de ese objeto muestran la nueva. Cambia el diseño y todos los objetos que usan esa ficha lo siguen. No hay nada que volver a escribir ni que mantener sincronizado, y las fichas nunca pueden contradecir al catálogo.

Una ficha por colección o por objeto

Cada colección tiene su ficha predeterminada, de modo que los objetos nuevos se imprimen bien desde el primer día. Un objeto puede usar una ficha propia cuando la necesita: una etiqueta de bandeja para monedas o una cartela más grande para la pieza estrella de una exposición.

La biblioteca de fichas muestra cuántas colecciones y objetos usan cada una, y el número de objetos los abre en la lista. Si eliminas una ficha que está en uso, Collectionframe pregunta cuál debe sustituirla y no toca los datos de los objetos.

Imprime una ficha o una colección entera

Imprime un objeto desde su página. Desde la lista de objetos, imprime una selección, una lista filtrada o una colección entera de una vez: un PDF con todas las fichas, o un ZIP con un archivo PDF, PNG o JPG por objeto. Usa la ficha propia de cada objeto o una misma ficha para todos, por ejemplo la cartela de exposición. Las fichas se generan siempre con los datos actuales.

Códigos QR que llevan a algún sitio útil

Cada ficha dibuja su código QR a partir del objeto para el que se imprime, así que cada etiqueta lleva a su propio objeto. El código puede contener el enlace al registro del objeto, para que un compañero escanee la etiqueta en el almacén y abra el objeto en Collectionframe. También puede llevar a la página del objeto en el sitio web público del museo, para que la cartela de la sala abra el objeto al visitante.

En la práctica

La semana que viene se inaugura una exposición temporal y 38 objetos necesitan cartela. Filtra Objetos por el estado Exposición temporal, selecciona los objetos y elige Imprimir. Escoge como ficha para todos la cartela de 90 × 55 mm del museo y descarga un único PDF. Si la víspera de la inauguración se corrige una fecha en un registro, basta con volver a imprimir para tener la cartela corregida.