Dokumente für den Leihverkehr: Leihverträge, Übergabe- und Zustandsprotokolle

Ein Leihvertrag, ein Übergabeprotokoll oder ein Zustandsprotokoll handelt vor allem von Objekten. In der Textverarbeitung wird jede Inventarnummer und jeder Titel neu abgetippt, und ein Jahr später weiß niemand mehr, welche Datei zu welchem Gemälde gehört. In Collectionframe ist ein Dokument mit seinen Objekten verknüpft: Es übernimmt sie direkt aus dem Katalog, fragt jeden anderen Wert nur einmal ab und erscheint im Datensatz jedes Objekts, das es betrifft.

Dokumente, die zu ihren Objekten gehören

Ein Dokument ist mit den Objekten verknüpft, die es betrifft: ein Übernahmeprotokoll mit den eingegangenen Objekten, ein Leihvertrag mit den Gemälden, die das Haus verlassen. Der Reiter Dokumente jedes Objekts listet alle seine Protokolle und Verträge, die neuesten zuerst, mit Vorlage, Datum und Status. Die Geschichte eines Objekts ist einen Klick entfernt, und alle sehen, was mit ihm geschehen ist.

Ein Dokument beginnen Sie dort, wo Sie gerade arbeiten: im Reiter Dokumente eines Objekts, aus einer Auswahl in der Objektliste, in einem Ordner oder aus einer Vorlage. Ein aus Objekten erstelltes Dokument ist vom ersten Moment an mit ihnen verknüpft, und ein bestehendes Dokument lässt sich auch später mit einem Objekt verknüpfen.

Objektlisten direkt aus dem Katalog

Fügen Sie eine Objektliste ein: eine Tabelle mit einer Zeile je verknüpftem Objekt. Wählen Sie die Spalten: laufende Nummer, Inventarnummer, Bezeichnung, Sammlung, Status, Kategorien, öffentliche Beschreibung oder jedes Feld Ihrer Feldgruppen, etwa Künstler, Datierung oder Maße. Oder setzen Sie einen Wert der Objekte in einen Satz, zum Beispiel die Inventarnummern aller Leihgaben.

Solange das Dokument ein Entwurf ist, folgt die Liste dem Katalog: Korrigieren Sie eine Bezeichnung im Datensatz, zeigt das Dokument die Korrektur. Objektdaten werden nie in ein Dokument abgetippt, deshalb widersprechen sich Protokoll und Inventar nicht.

Felder, die Sie einmal ausfüllen

Alles andere in einem Vorgang ist ein Feld: Leihgeber, Leihfrist, Versicherungswert, die Person, die die Objekte übernommen hat. Jedes Feld hat einen Typ: Text, Zahl, Ja/Nein, Datum, Datum und Uhrzeit, Einfach- oder Mehrfachauswahl, Währung oder Link. Den Wert tragen Sie einmal im Bereich Felder ein oder klicken auf das Feld im Text, und er erscheint überall, wo das Feld steht.

Leere Felder sind im Text hervorgehoben, damit nichts vergessen wird, bevor das Dokument das Haus verlässt. Ein Feld, das noch nicht im Text steht, ist als „Nicht im Text“ markiert und mit einem Klick eingefügt. Daten und Zahlen werden so geschrieben, wie es die Sprache Ihres Museums verlangt.

Ein Editor für Vorgänge

Den Text selbst schreiben Sie in einem vollwertigen Editor: Überschriften, Listen, Tabellen, Checklisten, Links und Bilder. Markdown, das Sie aus einer anderen Quelle einfügen, behält seine Formatierung, und gespeichert wird über die Werkzeugleiste oder mit Strg+S (⌘S auf dem Mac). Das Dokument sieht im Editor, im PDF und, einmal versendet, bei den Unterzeichnenden gleich aus.

Alle Dokumente eines Objekts finden

In jedem Ordner findet die Suche ein Dokument über seinen Titel und über die Inventarnummer oder Bezeichnung jedes Objekts, das es betrifft. Geben Sie AM-P-0020 ein, und der Leihvertrag und der Kurierbericht dieses Gemäldes erscheinen. Filtern Sie nach Status (Entwurf, ausstehende Unterschriften, teilweise unterzeichnet, unterzeichnet, für ungültig erklärt), nach Autor, Label oder Vorlage.

Ordner und Labels

Ordner sind die Arbeitsbereiche. Jedes Museum beginnt mit fünf: Sammlungsmanagement, Dauerausstellungen, Sonderausstellungen, Konservierung sowie Leihgaben & Deposita. Sie können sie umbenennen, beschreiben oder eigene anlegen; jeder zeigt, wie viele Dokumente er enthält. Im Tarif Scale kann ein Ordner einem Team gehören, damit eine Abteilung in ihren eigenen Dokumenten arbeitet.

Labels liegen quer zu den Ordnern. Es sind farbige Markierungen mit Beschreibung; jedes Museum beginnt mit Erwerbung, Konservierung, Forschung, Ausstellung und Leihgabe. Ein Dokument kann mehrere Labels tragen, und eine Vorlage gibt ihre Labels jedem Dokument mit, das aus ihr entsteht.

Dateien, PDF, Kopien und Verlauf

Hängen Sie Scans, Fotos und Korrespondenz an, bis zu zehn Dateien auf einmal; wird das Dokument zur Unterschrift gesendet, sehen die Unterzeichnenden diese Dateien mit ihm. Exportieren Sie ein A4-PDF mit genau dem, was auf dem Bildschirm steht: die Werte im Text, die Objekttabellen und einen Strich, wo ein Wert leer geblieben ist. Duplizieren Sie ein Dokument mit Vorlage und Objekten, um das nächste zu beginnen.

Jede Änderung an Titel, Text, Feldern, Labels, Ordner oder Objekten steht in der Aktivität des Dokuments, mit Person und Zeitpunkt. Ein Entwurf kann in den Papierkorb und wieder zurück; ein Dokument, das gerade unterschrieben wird oder unterschrieben ist, lässt sich nicht löschen. Wie das Senden zur Unterschrift den Text einfriert, steht unter elektronische Unterschrift.

In der Praxis

Zwölf Gemälde gehen als Leihgabe in die Ausstellung eines anderen Museums. Die Registrarin wählt sie in der Objektliste aus, klickt auf Dokument erstellen und wählt die Vorlage Protokoll zur Objektleihe. Der Entwurf liegt im Ordner Leihgaben & Deposita und enthält schon alle zwölf Gemälde mit Inventarnummer und Bezeichnung. Leihgeber, Leihnehmer, Leihfrist und Versicherungswert trägt sie einmal ein, prüft die noch hervorgehobenen Felder und exportiert das PDF oder sendet es zur Unterschrift. Jedes der zwölf Gemälde zeigt den Leihvertrag nun im Reiter Dokumente.