Documenti: verbali di consegna, prestiti di opere e condition report

Un contratto di prestito, un verbale di consegna o un condition report parlano soprattutto di oggetti. In un programma di videoscrittura ogni numero d’inventario e ogni titolo si ribattono da capo, e dopo un anno nessuno sa più quale file riguardava quale dipinto. In Collectionframe un documento è collegato ai suoi oggetti: li prende direttamente dal catalogo, chiede ogni altro valore una sola volta e compare nella scheda di ogni oggetto che riguarda.

Documenti che appartengono ai loro oggetti

Un documento è collegato agli oggetti che riguarda: un verbale di ricezione agli oggetti arrivati, un contratto di prestito ai dipinti che partono. La scheda Documenti di ogni oggetto elenca tutti i suoi verbali, prestiti e rapporti sullo stato di conservazione, dal più recente, con modello, data e stato. La storia di un oggetto è a un clic, e tutti vedono che cosa gli è successo.

Inizi un documento dove stai già lavorando: nella scheda Documenti di un oggetto, da una selezione nell’elenco degli oggetti, in una cartella o da un modello. Un documento creato a partire da oggetti è collegato a loro fin dal primo momento, e un documento esistente si può collegare a un oggetto anche in seguito.

Elenchi di oggetti presi dal catalogo

Inserisci un elenco oggetti: una tabella con una riga per ogni oggetto collegato. Scegli le colonne: numero, numero d’inventario, nome, raccolta, stato, categorie, descrizione pubblica o qualsiasi campo dei tuoi gruppi di campi, come l’autore, la datazione o le misure. Oppure metti un valore degli oggetti dentro una frase, per esempio i numeri d’inventario di tutte le opere in prestito.

Finché il documento è una bozza, l’elenco segue il catalogo: correggi un nome nella scheda e il documento mostra la correzione. I dati di un oggetto non si ricopiano mai in un documento, così verbale e inventario non si contraddicono.

Campi che scrivi una volta

Tutto il resto di una procedura è un campo: il prestatore, il periodo del prestito, il valore assicurativo, la persona che ha ricevuto gli oggetti. Ogni campo ha un tipo: testo, numero, sì/no, data, data e ora, scelta singola o multipla, valuta o link. Scrivi il valore una volta nel pannello Campi, oppure fai clic sul campo nel testo, e compare ovunque il campo si trovi.

I campi vuoti sono evidenziati nel testo, così nulla viene dimenticato prima che il documento lasci il museo. Un campo che non è ancora nel testo è segnalato come «Non è nel testo» e si inserisce con un clic. Date e numeri si scrivono come vuole la lingua del museo.

Un editor pensato per le procedure

Il testo si scrive in un editor completo: titoli, elenchi, tabelle, liste di controllo, link e immagini. Il Markdown incollato da altrove mantiene la formattazione, e il documento si salva dalla barra degli strumenti o con Ctrl+S (⌘S su Mac). Il documento appare uguale nell’editor, nel PDF e, una volta inviato, a chi lo firma.

Trova tutti i documenti di un oggetto

In ogni cartella la ricerca trova un documento dal titolo e dal numero d’inventario o dal nome di qualsiasi oggetto che riguarda. Scrivi AM-P-0020 e compaiono il contratto di prestito e il rapporto del corriere di quel dipinto. Filtra per stato (bozza, firme in attesa, parzialmente firmato, firmato, annullato), per autore, per etichetta o per modello.

Cartelle ed etichette

Le cartelle sono le aree di lavoro. Ogni museo parte con cinque: Gestione delle collezioni, Esposizioni permanenti, Mostre temporanee, Conservazione, Prestiti e depositi. Puoi rinominarle, descriverle o aggiungerne di tue; ognuna mostra quanti documenti contiene. Nel piano Scale una cartella può appartenere a un team, così un ufficio lavora sui propri documenti.

Le etichette attraversano le cartelle. Sono contrassegni colorati con una descrizione; ogni museo parte con Acquisizione, Conservazione, Ricerca, Esposizione e Prestito. Un documento può averne più d’una, e un modello può assegnare le sue etichette a ogni documento creato da esso.

File, PDF, copie e cronologia

Allega scansioni, fotografie e corrispondenza, fino a dieci file alla volta; se il documento viene inviato per la firma, i firmatari vedono questi file insieme al documento. Esporta un PDF A4 con esattamente ciò che vedi sullo schermo: i valori nel testo, le tabelle degli oggetti e un trattino dove un valore è rimasto vuoto. Duplica un documento, con il suo modello e i suoi oggetti, per iniziare il successivo.

Ogni modifica a titolo, testo, campi, etichette, cartella o oggetti finisce nell’attività del documento, con chi l’ha fatta e quando. Una bozza può andare nel cestino e tornarne; un documento in firma o già firmato non si può eliminare. L’invio per la firma congela il testo, come spiega la pagina firma elettronica.

In pratica

Dodici dipinti partono per una mostra in un altro museo. La registrar li seleziona nell’elenco degli oggetti, sceglie Crea documento e il modello Verbale di prestito dell’oggetto. La bozza finisce in Prestiti e depositi e contiene già i dodici dipinti con numero d’inventario e nome. Scrive una volta prestatore, ente che riceve il prestito, date del prestito e valore assicurativo, controlla i campi ancora evidenziati ed esporta il PDF o lo invia per la firma. Ognuno dei dodici dipinti mostra ora il contratto nella sua scheda Documenti.