Belgeler: teslim tutanakları, ödünç sözleşmeleri ve durum raporları

Bir ödünç sözleşmesi, teslim tutanağı ya da durum raporu her şeyden önce eserlerle ilgilidir. Bir kelime işlemcide her envanter numarası ve her ad yeniden yazılır, bir yıl sonra da hangi dosyanın hangi tabloya ait olduğunu kimse bilemez. Collectionframe’de belge kendi eserlerine bağlıdır: onları doğrudan envanterden alır, diğer her değeri yalnızca bir kez sorar ve ilgili olduğu her eserin kaydında görünür.

Eserlerine ait belgeler

Bir belge ilgili olduğu eserlere bağlıdır: kabul tutanağı müzeye gelen eserlere, ödünç sözleşmesi müzeden çıkan tablolara. Her eserin Belgeler sekmesi, onunla ilgili tüm tutanakları ve sözleşmeleri en yeniden başlayarak şablonu, tarihi ve durumuyla listeler. Bir eserin geçmişi bir tık uzaktadır ve herkes başına neler geldiğini görür.

Bir belgeye o an çalıştığınız yerden başlarsınız: bir eserin Belgeler sekmesinden, eser listesindeki bir seçimden, bir klasörden veya bir şablondan. Eserlerden oluşturulan belge ilk andan itibaren onlara bağlıdır; var olan bir belgeyi de daha sonra bir esere bağlayabilirsiniz.

Envanterden gelen eser listeleri

Bir nesne listesi ekleyin: bağlı her eser için bir satırı olan bir tablo. Sütunları seçin: sıra numarası, envanter numarası, ad, koleksiyon, durum, kategoriler, herkese açık açıklama ya da alan gruplarınızdaki herhangi bir alan, örneğin sanatçı, tarih veya ölçüler. Ya da eserlerin bir değerini bir cümlenin içine koyun, örneğin ödünç verilen tüm eserlerin envanter numaraları.

Belge taslak olduğu sürece liste envanteri izler: kayıttaki bir adı düzeltirsiniz, belge düzeltmeyi gösterir. Eser bilgileri belgeye asla elle yazılmaz; bu yüzden tutanak ile envanter birbiriyle çelişmez.

Bir kez doldurulan alanlar

Bir işlemdeki diğer her şey bir alandır: ödünç veren, ödünç süresi, sigorta değeri, eserleri teslim alan kişi. Her alanın bir türü vardır: metin, sayı, evet/hayır, tarih, tarih ve saat, tekli veya çoklu seçim, para birimi ya da bağlantı. Değeri Alanlar panelinde bir kez yazarsınız ya da metindeki alana tıklarsınız; değer alanın geçtiği her yerde görünür.

Boş alanlar metinde vurgulanır, böylece belge müzeden çıkmadan hiçbir şey unutulmaz. Henüz metinde olmayan bir alan “Metinde değil” olarak işaretlenir ve tek tıkla eklenir. Tarihler ve sayılar müzenin dilinin yazdığı biçimde yazılır.

Tutanaklar için bir düzenleyici

Metni tam bir düzenleyicide yazarsınız: başlıklar, listeler, tablolar, kontrol listeleri, bağlantılar ve görseller. Başka bir yerden yapıştırılan Markdown biçimini korur; belge araç çubuğundan ya da Ctrl+S (Mac’te ⌘S) ile kaydedilir. Belge düzenleyicide, PDF’te ve gönderildikten sonra imzalayanların ekranında aynı görünür.

Bir eserin tüm belgelerini bulun

Her klasörde arama, bir belgeyi başlığından ve ilgili olduğu herhangi bir eserin envanter numarası ya da adından bulur. AM-P-0020 yazın; o tablonun ödünç sözleşmesi ve kurye raporu görünür. Duruma (taslak, bekleyen imzalar, kısmen imzalandı, imzalandı, geçersiz kılındı), yazara, etikete ya da şablona göre süzün.

Klasörler ve etiketler

Klasörler çalışma alanlarıdır. Her müze beş klasörle başlar: Koleksiyon yönetimi, Kalıcı sergiler, Geçici sergiler, Konservasyon ve Ödünçler ve emanetler. Onları yeniden adlandırabilir, açıklama ekleyebilir ya da kendi klasörlerinizi oluşturabilirsiniz; her biri kaç belge içerdiğini gösterir. Scale planında bir klasör bir ekibe ait olabilir; böylece bir birim kendi belgelerinde çalışır.

Etiketler klasörleri keser. Açıklamalı, renkli işaretlerdir; her müze Edinim, Konservasyon, Araştırma, Sergi ve Ödünç etiketleriyle başlar. Bir belgenin birden fazla etiketi olabilir ve bir şablon kendi etiketlerini ondan oluşturulan her belgeye verebilir.

Dosyalar, PDF, kopyalar ve geçmiş

Belgeye taramalar, fotoğraflar ve yazışmalar eklersiniz, tek seferde on dosyaya kadar; belge imzaya gönderilirse imzalayanlar bu dosyaları belgeyle birlikte görür. Ekranda ne varsa onunla A4 PDF dışa aktarırsınız: metindeki değerler, eser tabloları ve boş kalan değerin yerinde bir tire. Bir sonrakine başlamak için belgeyi şablonu ve eserleriyle birlikte kopyalarsınız.

Başlıkta, metinde, alanlarda, etiketlerde, klasörde ya da eserlerde yapılan her değişiklik, kimin ne zaman yaptığıyla birlikte belgenin etkinliğinde yer alır. Bir taslak çöp kutusuna gidip geri gelebilir; imzalanmakta olan ya da imzalanmış bir belge silinemez. İmzaya göndermek metni dondurur; ayrıntılar elektronik imza sayfasında.

Uygulamada

On iki tablo başka bir müzedeki sergiye gidiyor. Kayıt sorumlusu onları eser listesinde seçer, Belge oluştur’u ve Nesne ödünç verme tutanağı şablonunu seçer. Taslak Ödünçler ve emanetler klasörüne yerleşir ve on iki tabloyu envanter numaraları ve adlarıyla zaten içerir. Ödünç veren, ödünç alan, ödünç tarihleri ve sigorta değerini bir kez yazar, hâlâ vurgulu olan alanları kontrol eder ve PDF’i dışa aktarır ya da belgeyi imzaya gönderir. On iki tablonun her biri artık sözleşmeyi Belgeler sekmesinde gösterir.