Dokumenty: předávací protokoly, smlouvy o výpůjčce a protokoly o stavu

Smlouva o výpůjčce, předávací protokol nebo protokol o stavu jsou především o předmětech. V textovém editoru se každé inventární číslo a každý název přepisuje znovu a po roce už nikdo neví, který soubor patřil ke kterému obrazu. V Collectionframe je dokument propojený se svými předměty: bere je přímo z evidence, na každou další hodnotu se ptá jen jednou a objeví se v záznamu každého předmětu, kterého se týká.

Dokumenty, které patří k předmětům

Dokument je propojený s předměty, kterých se týká: protokol o převzetí s předměty, které do muzea přišly, smlouva o výpůjčce s obrazy, které odjíždějí. Karta Dokumenty u každého předmětu ukazuje všechny jeho protokoly a smlouvy, od nejnovějších, se šablonou, datem a stavem. Historie předmětu je na jedno kliknutí a každý vidí, co se s ním dělo.

Dokument začnete tam, kde právě pracujete: na kartě Dokumenty předmětu, z výběru v seznamu předmětů, ve složce nebo ze šablony. Dokument vytvořený z předmětů je s nimi propojený od první chvíle a existující dokument můžete s předmětem propojit i později.

Seznamy předmětů přímo z evidence

Vložte seznam předmětů: tabulku s jedním řádkem pro každý propojený předmět. Zvolte sloupce: pořadové číslo, inventární číslo, název, kolekci, stav, kategorie, veřejný popis nebo jakékoli pole z vašich skupin polí, třeba autora, dataci nebo rozměry. Nebo vložte jednu hodnotu předmětů do věty, například inventární čísla všech zapůjčených děl.

Dokud je dokument konceptem, seznam drží krok s evidencí: opravíte název v záznamu a dokument opravu ukáže. Data předmětu se do dokumentu nikdy nepřepisují, takže protokol a evidence si neodporují.

Pole, která vyplníte jednou

Všechno ostatní v postupu je pole: půjčitel, doba výpůjčky, pojistná hodnota, osoba, která předměty převzala. Pole má typ: text, číslo, ano/ne, datum, datum a čas, výběr jedné nebo více možností, měna nebo odkaz. Hodnotu zapíšete jednou v panelu Pole nebo kliknutím na pole v textu a objeví se všude, kde pole stojí.

Prázdná pole jsou v textu zvýrazněná, aby se nic nezapomnělo, než dokument opustí muzeum. Pole, které ještě v textu není, je označené „Není v textu“ a vložíte ho jedním kliknutím. Data a čísla se píší tak, jak je píše jazyk muzea.

Editor připravený pro protokoly

Samotný text píšete v plnohodnotném editoru: nadpisy, seznamy, tabulky, kontrolní seznamy, odkazy a obrázky. Markdown vložený odjinud si zachová formátování a dokument uložíte z panelu nástrojů nebo zkratkou Ctrl+S (⌘S na Macu). Dokument vypadá stejně v editoru, v PDF i po odeslání u těch, kdo ho podepisují.

Všechny dokumenty jednoho předmětu

V každé složce najde vyhledávání dokument podle názvu a podle inventárního čísla nebo názvu kteréhokoli předmětu, kterého se týká. Napište AM-P-0020 a objeví se smlouva o výpůjčce a zpráva kurýra k tomuto obrazu. Filtrujte podle stavu (koncept, čekající podpisy, částečně podepsáno, podepsáno, zneplatněno), autora, štítku nebo šablony.

Složky a štítky

Složky jsou oblasti práce. Každé muzeum začíná s pěti: Správa sbírek, Stálé expozice, Dočasné výstavy, Konzervace a Zápůjčky a depozita. Můžete je přejmenovat, popsat nebo přidat vlastní; u každé je vidět počet dokumentů. V tarifu Scale může složka patřit týmu, aby oddělení pracovalo ve vlastních dokumentech.

Štítky vedou napříč složkami. Jsou to barevné značky s popisem; každé muzeum začíná se štítky Akvizice, Konzervace, Výzkum, Výstava a Zápůjčka. Dokument může mít štítků několik a šablona může své štítky dát každému dokumentu, který z ní vznikne.

Soubory, PDF, kopie a historie

K dokumentu přiložíte skeny, fotografie a korespondenci, až deset souborů najednou; když dokument odešlete k podpisu, podepisující uvidí tyto soubory spolu s ním. Exportujete PDF ve formátu A4 přesně s tím, co je na obrazovce: s hodnotami v textu, tabulkami předmětů a pomlčkou tam, kde hodnota zůstala prázdná. Dokument zduplikujete i se šablonou a předměty, abyste mohli začít další.

Každá změna názvu, textu, polí, štítků, složky nebo předmětů se zapíše do aktivity dokumentu, s tím, kdo ji udělal a kdy. Koncept může jít do koše a zpátky; dokument, který se podepisuje nebo je podepsaný, smazat nelze. Odesláním k podpisu se text zmrazí, jak popisuje stránka elektronický podpis.

V praxi

Dvanáct obrazů odjíždí na výstavu do jiného muzea. Evidenční pracovnice je vybere v seznamu předmětů, zvolí Vytvořit dokument a šablonu Protokol o zapůjčení objektu. Koncept je ve složce Zápůjčky a depozita a už obsahuje všech dvanáct obrazů s inventárním číslem a názvem. Jednou zapíše půjčitele, vypůjčitele, termín výpůjčky a pojistnou hodnotu, zkontroluje pole, která jsou stále zvýrazněná, a exportuje PDF nebo dokument odešle k podpisu. Každý z dvanácti obrazů má teď smlouvu na své kartě Dokumenty.