Документи: акти приймання-передачі, позички та стану збереження

Договір позички, акт приймання-передачі чи акт стану збереження стосуються передусім предметів. У текстовому редакторі кожен інвентарний номер і кожну назву набирають наново, а через рік уже ніхто не скаже, який файл стосувався якої картини. У Collectionframe документ пов’язаний зі своїми предметами: бере їх просто з обліку, про кожне інше значення питає лише раз і з’являється в записі кожного предмета, якого стосується.

Документи, що належать предметам

Документ пов’язаний із предметами, яких стосується: акт приймання з предметами, що надійшли до музею, договір позички з картинами, що виїжджають. Вкладка «Документи» кожного предмета показує всі його акти й договори, від найновіших, із шаблоном, датою і статусом. Історія предмета за одним клацанням, і кожен бачить, що з ним відбувалося.

Документ ви починаєте там, де працюєте: на вкладці «Документи» предмета, з виділених предметів у переліку, у папці або з шаблону. Документ, створений із предметів, пов’язаний із ними від першої миті, а наявний документ можна пов’язати з предметом і згодом.

Переліки предметів просто з обліку

Вставте перелік об’єктів: таблицю з одним рядком на кожен пов’язаний предмет. Оберіть стовпці: порядковий номер, інвентарний номер, назву, колекцію, статус, категорії, публічний опис або будь-яке поле з ваших груп полів, наприклад автора, датування чи розміри. Або вставте одне значення предметів у речення, скажімо, інвентарні номери всіх предметів, що передаються.

Поки документ є чернеткою, перелік іде в ногу з обліком: виправляєте назву в записі — документ показує виправлення. Дані предмета ніколи не переписують у документ, тож акт і облік не суперечать одне одному.

Поля, які заповнюєте один раз

Усе інше в процедурі — це поля: сторона, що надає предмети, строк позички, страхова вартість, особа, яка прийняла предмети. Поле має тип: текст, число, так/ні, дата, дата й час, вибір одного чи кількох варіантів, валюта або посилання. Значення ви вводите один раз на панелі «Поля» або клацнувши поле в тексті, і воно з’являється всюди, де стоїть це поле.

Порожні поля виділено в тексті, щоб нічого не загубилося, перш ніж документ покине музей. Поле, якого ще немає в тексті, позначене «Немає в тексті» і вставляється одним клацанням. Дати й числа записуються так, як їх пише мова музею.

Редактор, створений для актів

Сам текст ви пишете в повноцінному редакторі: заголовки, списки, таблиці, контрольні списки, посилання й зображення. Markdown, вставлений з іншого місця, зберігає форматування, а документ зберігається з панелі інструментів або клавішами Ctrl+S (⌘S на Mac). Документ виглядає однаково в редакторі, у PDF і, після надсилання, у тих, хто його підписує.

Усі документи одного предмета

У кожній папці пошук знаходить документ за назвою та за інвентарним номером або назвою будь-якого предмета, якого він стосується. Введіть AM-P-0020 — і з’являться договір позички та звіт кур’єра щодо цієї картини. Фільтруйте за статусом (чернетка, очікують на підпис, частково підписано, підписано, анульовано), за автором, міткою чи шаблоном.

Папки й мітки

Папки — це ділянки роботи. Кожен музей починає з п’яти: «Управління колекцією», «Постійні експозиції», «Тимчасові виставки», «Консервація» та «Позики та депозити». Їх можна перейменувати, описати або додати власні; біля кожної видно кількість документів. У тарифі Scale папка може належати команді, щоб відділ працював у власних документах.

Мітки проходять крізь папки. Це кольорові позначки з описом; кожен музей починає з міток «Надходження», «Консервація», «Дослідження», «Експозиція» і «Позика». Документ може мати кілька міток, а шаблон може передавати свої мітки кожному документу, створеному з нього.

Файли, PDF, копії та історія змін

До документа ви додаєте скани, фотографії та листування, до десяти файлів за раз; якщо документ надіслано на підпис, ті, хто підписує, бачать ці файли разом із ним. Ви експортуєте PDF формату A4 саме з тим, що видно на екрані: значеннями в тексті, таблицями предметів і рискою там, де значення лишилося порожнім. Документ можна дублювати разом із шаблоном і предметами, щоб почати наступний.

Кожна зміна назви, тексту, полів, міток, папки чи предметів потрапляє до активності документа — хто і коли її вніс. Чернетку можна перенести до кошика й повернути звідти; документ на підписанні або підписаний видалити не можна. Надсилання на підпис заморожує текст, про що йдеться на сторінці електронний підпис.

На практиці

Дванадцять картин вирушають на виставку до іншого музею. Хранителька виділяє їх у переліку предметів, обирає «Створити документ» і шаблон «Акт позички об’єкта». Чернетка лягає в папку «Позики та депозити» і вже містить дванадцять картин з інвентарними номерами й назвами. Вона один раз вводить сторону, що надає, сторону, що отримує, дати позички та страхову вартість, перевіряє виділені поля й експортує PDF або надсилає документ на підпис. Кожна з дванадцяти картин тепер має цей договір на вкладці «Документи».