Огляд: поточна робота і стан обліку фондів

У багатьох музеях стан обліку музейних предметів тримається в чиїйсь пам’яті або в таблиці, яку оновлюють раз на рік: скільки предметів досі без фотографії, який договір позички чекає на підпис, хто минулого тижня змінив запис. Collectionframe відповідає на ці запитання на першому екрані, що працює як панель усього музею. Кожне число — посилання на предмети чи документи, які за ним стоять, тож підсумок одним кліком стає списком справ.

Що чекає на вас сьогодні

Головна сторінка починається з рядка, що підсумовує ваш день: скільки документів чекає на ваш підпис, скільки — на підписи інших і скільки чернеток відкрито. Нижче «Ваша робота» впорядковує ваші документи за терміновістю:

• На підпис: документи, які вас попросили підписати, із тим, хто й коли попросив;

• Чекає на інших: документи, які ви надіслали на підпис, із кількістю тих, хто вже підписав;

• Чернетки: документи, які ви ще пишете.

Кожен рядок називає шаблон і предмети, яких стосується документ, з інвентарним номером на початку. Коли на вас нічого не чекає, головна сторінка каже про це одним рядком. Як документ переходить від одного підписанта до іншого, описано в розділі Електронний підпис.

Повернутися до роботи

«Продовжити роботу» тримає за один клік предмети, документи й колекції, які ви відкривали останніми, кожен предмет — із головним зображенням. Список ведеться окремо для кожного музею, де ви працюєте, і не показує того, що потрапило до кошика або що ви вже не можете відкрити.

Наскільки повний каталог

Колонка поруч із вашою роботою показує каталог загалом: скільки в ньому предметів, у скількох колекціях і скільки з них опубліковано. «Додано за тижнями» малює предмети, додані за кожен з останніх дванадцяти тижнів. «Базовий облік» показує, яку частку базового запису заповнено (інвентарний номер, головне зображення, категорія й статус) і скільки предметів не мають кожної з цих частин. Далі йдуть ваші найбільші колекції, кожна з кількістю предметів і повнотою обліку.

Кожне число — посилання. «Без категорії 45» відкриває перелік об’єктів, відфільтрований саме до цих 45 предметів. Фільтр є частиною адреси сторінки, тож перелік можна надіслати колезі, який його доповнить, як описано в розділі пошук будь-якого предмета.

Огляд кожної колекції

Кожна колекція відкривається на своєму огляді: об’єкти, опубліковані, додані за останні 30 днів і документи в роботі. «Базовий облік» перебирає інвентарний номер, головне зображення, категорію й статус: біля кожного — «Повністю» або скільки предметів ще «до доповнення». Рядок «Для сайту» рахує предмети без публічного опису. Кожне «до доповнення» відкриває саме ці предмети.

Нижче — найновіші предмети, документи, що стосуються колекції, у роботі й підписані, та її активність. Бічна колонка показує властивості колекції, а під ними — де предмети (по смузі на кожен статус), як їх класифіковано і скільки додавалося щотижня. Таблицю всіх колекцій описано в розділі усі колекції з першого погляду.

Що змінилося і хто це зробив

Головна сторінка й огляд кожної колекції ведуть один журнал роботи музею: предмети додано, оновлено, переміщено до іншої колекції, опубліковано чи перенесено до кошика, а також зміни в документах. Його читають як речення, наприклад, що Marcus Bell перемістив картину Portrait of a Woman з колекції Object Entry 2026 до Paintings. Послідовні зміни об’єднуються (оновлено 4 об’єкти: статус, поля), а кожна назва відкриває запис або перелік відповідних предметів.

«Останні зміни» — це повна історія змін у документах: шукайте в ній, гортайте сторінки й відкривайте будь-який документ просто зі списку. Кожен документ має й власну активність, описану в розділі файли, PDF, копії та історія. Журнал показує, хто й коли змінив яку частину запису; попереднього й нового значення поля він не зберігає. Кожен бачить лише активність тих колекцій і папок, які відкривають йому його команда й роль.

Будь-яка сторінка за одним скороченням

Натисніть Ctrl+K, а на Mac ⌘K, будь-де в застосунку й наберіть, куди хочете перейти: об’єкти, колекції, картки, документи, шаблони, кошик або будь-яка сторінка налаштувань.

На практиці

Понеділок, ранок, зберігачка відкриває Collectionframe. Перший рядок каже, що договір позички чекає на її підпис, і вона підписує його з вкладки «На підпис». Огляд колекції «Живопис» показує біля головного зображення 37 предметів до доповнення. Вона відкриває ці 37 предметів, надсилає посилання фотографові й упродовж тижня бачить, як число зменшується з кожним новим знімком.