Panel de control: el trabajo del día y el avance de la documentación

En muchos museos el estado de la documentación de las colecciones está en la cabeza de alguien o en una hoja de cálculo que se actualiza una vez al año: cuántos objetos siguen sin fotografía, qué contrato de préstamo espera una firma, quién cambió un registro la semana pasada. Collectionframe responde a estas preguntas en su primera pantalla, un panel de control del museo. Cada cifra es un enlace a los objetos o documentos que hay detrás, así que un recuento se convierte en una lista de tareas con un clic.

Lo que te espera hoy

El inicio se abre con una línea que resume tu día: cuántos documentos tienes por firmar, cuántos esperan a otros firmantes y cuántos borradores tienes. Debajo, Tu trabajo ordena tus documentos por urgencia:

• Por firmar: documentos que alguien te ha pedido firmar, con quién lo pidió y cuándo;

• Esperando a otros: documentos que has enviado a firmar, con cuántas personas han firmado ya;

• Borradores: documentos que aún estás redactando.

Cada fila indica la plantilla y los objetos a los que se refiere el documento, empezando por el número de inventario. Cuando nada te espera, el inicio lo dice en una línea. Cómo pasa un documento de un firmante a otro se explica en Firma electrónica.

Retoma donde lo dejaste

Continúa donde lo dejaste guarda a un clic los objetos, documentos y colecciones que abriste por última vez, cada objeto con su imagen principal. La lista se guarda para cada museo en el que trabajas y deja fuera lo que se ha movido a la papelera o lo que ya no puedes abrir.

Cómo de completo está el catálogo

La columna junto a tu trabajo muestra el catálogo en su conjunto: cuántos objetos tiene, en cuántas colecciones y cuántos están publicados. Añadidos por semana dibuja los objetos registrados en cada una de las últimas doce semanas. Registros básicos da el porcentaje del registro básico que está completo (número de inventario, imagen principal, categoría y estado) y cuántos objetos carecen de cada parte. Después vienen tus colecciones más grandes, cada una con su número de objetos y lo completos que están sus registros.

Cada cifra es un enlace. Sin categoría 45 abre la lista de objetos filtrada exactamente a esos 45 objetos. El filtro forma parte de la dirección de la página, así que puedes enviar la lista a quien vaya a completarla, como se explica en Encuentra cualquier objeto.

El resumen de cada colección

Cada colección se abre en su resumen: objetos, objetos publicados, objetos añadidos en los últimos 30 días y documentos en curso. Registros básicos recorre número de inventario, imagen principal, categoría y estado, cada uno Completo o con cuántos quedan por completar, y Para el sitio web cuenta los objetos sin descripción pública. Ese aviso abre exactamente los objetos que faltan.

Debajo están los últimos objetos, los documentos que afectan a la colección, en curso y firmados, y su actividad. La columna lateral muestra las propiedades de la colección y después dónde están sus objetos (una barra por estado), cómo están clasificados y cuántos se añadieron cada semana. La tabla de todas las colecciones se explica en Todas las colecciones de un vistazo.

Qué ha cambiado y quién lo hizo

El inicio y el resumen de cada colección reúnen el trabajo del museo en un solo registro de actividad: objetos añadidos, actualizados, movidos a otra colección, publicados o enviados a la papelera, y cambios en los documentos. Se lee como frases, por ejemplo que Marcus Bell movió Portrait of a Woman de la colección Object Entry 2026 a Paintings. Los cambios seguidos se agrupan (4 objetos actualizados: estado y campos) y cada nombre abre el registro o la lista de objetos afectados.

Cambios recientes es el historial completo de los documentos: puedes buscar en él, pasar páginas y abrir cualquier documento desde la lista. Cada documento guarda además su propia actividad, como se explica en Archivos, PDF, copias e historial. El registro dice quién cambió qué parte de un registro y cuándo; no guarda el valor anterior y el nuevo de cada campo. Cada persona ve solo la actividad de las colecciones y carpetas que le dan su equipo y su rol.

Cualquier página a un atajo

Pulsa Ctrl+K, o ⌘K en un Mac, desde cualquier parte de la aplicación y escribe adónde quieres ir: objetos, colecciones, fichas, documentos, plantillas, la papelera o cualquier página de los ajustes.

En la práctica

Lunes por la mañana, la registradora abre Collectionframe. La primera línea le dice que un contrato de préstamo espera su firma, y lo firma desde Por firmar. El resumen de Pinturas muestra 37 objetos por completar junto a Imagen principal. Abre los 37, envía el enlace al fotógrafo y a lo largo de la semana ve cómo baja la cifra a medida que llegan las imágenes.