Přehled: co na vás čeká a jak pokročila evidence sbírek

V mnoha muzeích je stav evidence sbírek v něčí hlavě nebo v tabulce, která se aktualizuje jednou ročně: kolik předmětů ještě nemá fotografii, která smlouva o výpůjčce čeká na podpis, kdo minulý týden změnil záznam. Collectionframe na tyto otázky odpovídá hned na první obrazovce, v přehledu celého muzea. Každé číslo je odkaz na předměty nebo dokumenty, které se za ním skrývají, takže se z nedodělků jedním kliknutím stane seznam úkolů.

Co na vás dnes čeká

Domovská stránka začíná jedním řádkem, který shrnuje váš den: kolik dokumentů máte podepsat, kolik jich čeká na ostatní a kolik konceptů je rozpracovaných. Pod ním Vaše práce řadí vaše dokumenty podle naléhavosti:

• K podpisu: dokumenty, které vás někdo požádal podepsat, s tím, kdo a kdy;

• Čeká na ostatní: dokumenty, které jste poslali k podpisu, s počtem lidí, kteří už podepsali;

• Koncepty: dokumenty, které ještě píšete.

Každý řádek uvádí šablonu a předměty, kterých se dokument týká, s inventárním číslem na začátku. Když na vás nic nečeká, domovská stránka to řekne jedním řádkem. Jak dokument putuje od jednoho podepisujícího k dalšímu, popisuje elektronický podpis.

Pokračovat tam, kde jste přestali

Pokračovat v práci drží na jedno kliknutí předměty, dokumenty a kolekce, které jste naposledy otevřeli, každý předmět s hlavním obrázkem. Seznam se vede zvlášť pro každé muzeum, ve kterém pracujete, a vynechává, co skončilo v koši nebo co už otevřít nesmíte.

Jak úplný je katalog

Sloupec vedle vaší práce ukazuje katalog jako celek: kolik má předmětů, v kolika kolekcích a kolik z nich je zveřejněných. Přidáno po týdnech kreslí předměty přidané v každém z posledních dvanácti týdnů. Základní evidence udává, z kolika procent je vyplněný základní záznam (inventární číslo, hlavní obrázek, kategorie a stav) a kolika předmětům která část chybí. Následují vaše největší kolekce, každá s počtem předmětů a úplností evidence.

Každé číslo je odkaz. Bez kategorie 45 otevře seznam předmětů vyfiltrovaný přesně na těchto 45 předmětů. Filtr je součástí adresy stránky, takže seznam můžete poslat kolegovi, který chybějící údaje doplní, jak popisuje hledání předmětů.

Přehled každé kolekce

Každá kolekce se otevře na svém přehledu: předměty, zveřejněné předměty, předměty přidané za posledních 30 dní a rozpracované dokumenty. Základní evidence prochází inventární číslo, hlavní obrázek, kategorii a stav, u každého Kompletní nebo počet předmětů k doplnění. Řádek Pro web počítá předměty bez veřejného popisu. Každé „k doplnění“ otevře přesně tyto předměty.

Níže jsou nejnovější předměty, dokumenty, které se kolekce týkají, rozpracované i podepsané, a její aktivita. Boční sloupec ukazuje vlastnosti kolekce a pod nimi, kde předměty jsou (jeden pruh na každý stav), jak jsou zařazené a kolik jich každý týden přibylo. Tabulku všech kolekcí popisuje přehled všech kolekcí.

Co se změnilo a kdo to udělal

Domovská stránka a přehled každé kolekce vedou jeden záznam práce muzea: předměty přidané, upravené, přesunuté do jiné kolekce, zveřejněné nebo přesunuté do koše a změny v dokumentech. Čte se jako věty, například že Marcus Bell přesunul obraz Portrait of a Woman z kolekce Object Entry 2026 do Paintings. Po sobě jdoucí změny se slučují (upraveny 4 předměty: stav a pole) a každý název otevře záznam nebo seznam dotčených předmětů.

Nedávné změny jsou úplná historie změn dokumentů: můžete v nich hledat, listovat a otevřít libovolný dokument přímo ze seznamu. Každý dokument má i vlastní aktivitu, popsanou u souborů, PDF, kopií a historie. Záznam říká, kdo a kdy změnil kterou část záznamu; původní a novou hodnotu pole neukládá. Každý vidí jen aktivitu kolekcí a složek, které mu otevírá jeho tým a role.

Každá stránka jednou zkratkou

Stiskněte kdekoli v aplikaci Ctrl+K, na Macu ⌘K, a napište, kam chcete jít: předměty, kolekce, karty, dokumenty, šablony, koš nebo kterákoli stránka nastavení.

V praxi

Pondělí ráno, evidenční pracovnice otevře Collectionframe. První řádek jí řekne, že na její podpis čeká smlouva o výpůjčce, a ona ji podepíše z karty K podpisu. Přehled kolekce Malířství ukazuje u Hlavního obrázku 37 předmětů k doplnění. Otevře těch 37 předmětů, pošle odkaz fotografovi a během týdne sleduje, jak číslo klesá s každým novým snímkem.